Wiedza · E-fakturowanie
Dlaczego e-fakturowanie powinno być dziś standardową funkcją oprogramowania ERP, księgowego i finansowego
To, czy Twoje oprogramowanie umożliwia odbieranie i wysyłanie e-faktur, ma wpływ na utrzymanie obecnych klientów i pozyskiwanie nowych, dlatego e-fakturowanie powinno być częścią strategii rozwoju produktu.
Firmy, które odpowiednio wcześnie wprowadzają e-fakturowanie do własnego produktu, zamieniają wymogi prawne w argument sprzedażowy. Te, które zwlekają, pozostawiają ten argument konkurencji.
Pokazujemy, jak obowiązek stosowania e-fakturowania może stać się źródłem dodatkowych przychodów dla dostawców oprogramowania ERP, systemów księgowych, do fakturowania i finansowych.
Terminy wdrażania e-fakturowania
Na pierwszy rzut oka harmonogram wdrażania obowiązku e-fakturowania może wydawać się odległy, ale w praktyce przyspiesza zapotrzebowanie na tę funkcję w Twoim produkcie. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie krajowe firmy B2B muszą mieć możliwość odbierania e-faktur. Od 2027 roku firmy, których łączny obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 euro, będą zobowiązane do wystawiania e-faktur, a od 2028 roku obowiązek ten obejmie wszystkie pozostałe firmy.
Na poziomie europejskim kierunek ten wyznacza inicjatywa VAT in the Digital Age (ViDA), która zakłada obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach transgranicznych B2B od lipca 2030 roku.
W Niemczech statystyczny rejestr przedsiębiorstw obejmuje około 3,5 mln firm (Destatis, reporting year 2024), a przepisy dotyczące e-fakturowania w relacjach B2B obejmują praktycznie wszystkie krajowe transakcje między przedsiębiorstwami.
Jako dostawca oprogramowania nie możesz po prostu czekać na kolejne terminy – musisz działać z wyprzedzeniem. Od 2025 roku obowiązuje już wymóg odbierania e-faktur, dlatego wiele firm zdążyło już sprawdzić, czy ich własne systemy są na to przygotowane. Kolejne terminy tylko zwiększają presję na wdrożenie odpowiednich rozwiązań.
Klient, który od 2027 roku będzie musiał wysyłać e-faktury, nie może czekać ze zmianą do 1 stycznia 2027 roku.
Co jest zagrożone, jeśli Twój produkt nie obsługuje e-fakturowania?
Wystawianie i odbieranie faktur to funkcje, które firma niechętnie obsługuje w dwóch odrębnych systemach. Jeśli Twoje oprogramowanie nie pozwala sprawnie odbierać ani wysyłać e-faktur, właśnie wtedy pojawia się ta luka. Klient początkowo radzi sobie z rozwiązaniem tymczasowym, ale z czasem zaczyna zadawać sobie fundamentalne pytanie: czy istnieje inne oprogramowanie, które zapewni obie te funkcje w jednym miejscu?
Taka zmiana systemu wiąże się z dużymi kosztami. Klient, który decyduje się na zmianę podstawowego systemu z powodu brakującej funkcji, przenosi przy okazji księgowość, dane podstawowe i powiązane procesy.
Jedna brakująca funkcja może więc stać się impulsem do zmiany dostawcy. Im więcej przydatnych funkcji oferuje oprogramowanie, tym mniejsze ryzyko, że klienci zdecydują się przejść do innego dostawcy.
Trwałe wdrożenie e-fakturowania jako elementu Twojego produktu tworzy solidną podstawę do długoterminowego utrzymania klientów.
Zalety integracji z Peppol
Bezpieczne wysyłanie i odbieranie e-faktur przez Peppol, międzynarodową sieć służącą do standaryzowanej wymiany faktur elektronicznych, to praktyczny sposób na zaoferowanie e-fakturowania jako odrębnej funkcji i pobieranie za nią opłat. Wymóg, który i tak musisz spełnić, staje się dodatkowym źródłem przychodów.
Dla dostawców oprogramowania, systemów ERP i rozwiązań finansowych szczególnie istotne są trzy obszary:
-
Monetyzacja
Oferujesz wysyłanie e-faktur jako płatną funkcję lub element pakietu o wyższej wartości, generując dodatkowe przychody z każdego klienta.
-
Utrzymanie klientów
Funkcja, która głęboko integruje się z procesem fakturowania i jest powiązana z Twoim produktem poprzez rejestrację w sieci Peppol, wyraźnie podnosi barierę przy zmianie dostawcy. Klient osadza obowiązkowy proces w Twoim oprogramowaniu i pozostaje przy nim.
-
Pozycjonowanie
Dostawca, który odpowiednio wcześnie i niezawodnie oferuje e-fakturowanie, wchodzi do rozmów sprzedażowych jako partner gotowy na nowe wymagania, podczas gdy inni wciąż odsyłają do planów rozwoju produktu. W przetargach i porównaniach ofert stanowi to konkretny wyróżnik.
Wymagania dotyczące integracji z Peppol
Oferowanie e-fakturowania przez Peppol to coś więcej niż generowanie dokumentów w standardowym formacie. Potrzebujesz certyfikowanego punktu dostępu (Access Point), bezpiecznej transmisji za pośrednictwem AS4, usług katalogowych SMP i SML, bieżącego utrzymania formatów i reguł walidacji oraz obsługi operacyjnej z monitoringiem i informacją o statusie dostarczenia. Do tego dochodzi rejestracja Twoich klientów końcowych w sieci Peppol.
Każdy z tych elementów można zrealizować, jednak łącznie składają się one na osobny projekt infrastrukturalny, który trzeba stale utrzymywać.
Dla większości dostawców decyzja sprowadza się więc do klasycznego pytania: czy chcesz samodzielnie zbudować i utrzymywać infrastrukturę, czy zintegrować gotowe rozwiązanie?
InvoiceRails jako funkcja e-fakturowania w Twoim oprogramowaniu
InvoiceRails to certyfikowany punkt dostępu Peppol (Access Point) firmy fino data services, który za pośrednictwem jednego API integruje e-fakturowanie z Twoim oprogramowaniem jako jego funkcję.
Wysyłanie i odbieranie e-faktur, walidacja zgodności z EN 16931, rejestracja klientów, monitorowanie statusu dostarczenia i obsługa operacyjna – wszystko to realizuje InvoiceRails. Ty i Twój zespół możecie skupić się na swoich kluczowych kompetencjach, mając u boku sprawdzonego partnera.
nvoiceRails obsługuje ponad 60 formatów. Opierają się one na dwóch podstawowych standardach – UBL i CII – i obejmują m.in. Peppol BIS Billing, XRechnung, ZUGFeRD oraz Factur-X. Reguły walidacji i formaty są na bieżąco aktualizowane i utrzymywane.
Integrujesz API tylko raz, a następnie możesz zaoferować wszystkim swoim klientom bezpieczne wysyłanie i odbieranie e-faktur, na życzenie również jako rozwiązanie white label.
Rejestracja Twoich klientów w sieci Peppol odbywa się bezpośrednio w Twoim interfejsie – bez przełączania się między różnymi systemami i bez korzystania z zewnętrznego portalu. Uruchamiasz rozwiązanie w ciągu kilku tygodni, zamiast poświęcać miesiące na własną certyfikację i wdrożenie.
Relacja handlowa z klientem pozostaje po Twojej stronie – nie oferujemy konkurencyjnego produktu kierowanego bezpośrednio do Twoich klientów końcowych.
Zwłaszcza w przypadku przetwarzania wrażliwych danych bezpieczeństwo stanowi podstawę relacji opartej na zaufaniu. Za InvoiceRails stoi fino data services – firma posiadająca certyfikat ISO 27001 i działająca na rynku od ponad 10 lat.
InvoiceRails zapewnia techniczne podstawy rozwiązania, a Ty decydujesz, jak funkcja wygląda w Twoim interfejsie, jak ją rozliczasz i jak ją oferujesz na rynku.
