Kennis · E-facturering
Waarom ERP-, boekhoud- en financiële software e-facturering nu als functionaliteit nodig heeft
Deadlines voor e-facturering
Op het eerste gezicht lijkt het wettelijke tijdschema ruim, maar het zorgt ervoor dat de vraag binnen uw product eerder ontstaat. Sinds 1 januari 2025 moeten alle binnenlandse B2B-bedrijven e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 2027 moeten bedrijven met een totale omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken; vanaf 2028 geldt dit voor alle overige bedrijven.
Op Europees niveau zet het initiatief VAT in the Digital Age (ViDA) deze koers voort, met verplichte e-facturering voor grensoverschrijdende B2B-transacties vanaf juli 2030.
In Duitsland telt het statistische ondernemingsregister ongeveer 3,5 miljoen bedrijven (Destatis, verslagjaar 2024) en de B2B-regels voor e-facturering hebben betrekking op vrijwel alle binnenlandse zakelijke transacties.
Als aanbieder kunt u niet simpelweg wachten op de deadlines; u moet vooraf actie ondernemen. Nu de verplichting om e-facturen te ontvangen sinds 2025 van kracht is, hebben veel bedrijven hun eigen systemen al op de proef gesteld. De verdere deadlines maken deze situatie nog urgenter.
Een klant die vanaf 2027 e-facturen moet verzenden, kan niet tot 1 januari 2027 wachten om over te stappen.
Wat staat er op het spel als uw product e-facturering niet ondersteunt?
Het uitreiken en ontvangen van facturen zijn functies die een bedrijf liever niet over twee afzonderlijke systemen verdeelt. Als uw software e-facturen niet probleemloos kan ontvangen of verzenden, ontstaat precies deze onderbreking. De klant neemt eerst genoegen met een tijdelijke oplossing en stelt vervolgens de fundamentele vraag of een ander product beide vanuit één oplossing kan bieden.
Dit overstapmoment is kostbaar. Wie vanwege een ontbrekende functionaliteit van kernsysteem verandert, neemt de boekhouding, stamgegevens en aangrenzende processen mee.
Eén enkele ontbrekende functionaliteit kan zo de aanleiding worden om van aanbieder te veranderen. Hoe meer geschikte functionaliteiten softwareoplossingen bieden, hoe kleiner de kans dat klanten overstappen naar andere aanbieders.
Door e-facturering betrouwbaar in uw product te verankeren, legt u de basis voor langdurige klantenbinding.
Voordelen van de Peppol-integratie
Het veilig verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol, het internationale netwerk voor de gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische facturen, is voor u een praktische manier om e-facturering als afzonderlijke functionaliteit aan te bieden en in rekening te brengen. Een vereiste waaraan u sowieso moet voldoen, wordt zo een extra omzetcomponent.
Drie hefbomen zijn bijzonder relevant voor software-, ERP- en financiële aanbieders:
-
Monetisatie
U biedt het verzenden van e-facturen aan als betaalde functionaliteit of als onderdeel van een pakket met een hogere waarde en genereert zo extra omzet per klant.
-
Klantenbinding
Een functionaliteit die diep ingrijpt in het factureringsproces en via de Peppol-registratie aan uw product is gekoppeld, verhoogt de drempel om over te stappen aanzienlijk. De klant verankert een verplicht proces in uw software en blijft daardoor aan uw product gebonden.
-
Positionering
Een aanbieder die e-facturering vroegtijdig en betrouwbaar aanbiedt, gaat verkoopgesprekken in als een goed voorbereide partner, terwijl anderen nog naar een roadmap verwijzen. Bij aanbestedingen en vergelijkingen is dat een concreet onderscheidend vermogen.
Vereisten voor de Peppol-integratie
E-facturering via Peppol aanbieden betekent meer dan alleen een formaat produceren dat aan de standaarden voldoet. U hebt een gecertificeerd Access Point nodig, veilige overdracht via AS4, de SMP- en SML-directorydiensten, doorlopend onderhoud van formaten en validatieregels en operationeel beheer met monitoring en leveringsstatus. Daar komt ook de registratie van uw eindklanten in het Peppol-netwerk bij.
Elk van deze bouwstenen is afzonderlijk op te lossen; samen vormen ze echter een eigen infrastructuurproject dat permanent moet worden onderhouden.
Voor de meeste aanbieders komt de beslissing daarom neer op een klassieke vraag: wilt u de infrastructuur zelf bouwen en beheren, of een kant-en-klare oplossing integreren?
InvoiceRails als e-factureringsfunctionaliteit voor uw software
InvoiceRails is het gecertificeerde Peppol Access Point van fino data services en integreert e-facturering als functionaliteit in uw product via één enkele API.
Het verzenden en ontvangen van e-facturen, validatie volgens EN 16931, geïntegreerde klantregistratie, leveringsstatus en operationeel beheer verlopen allemaal via InvoiceRails. U en uw team kunnen zich blijven richten op uw kerncompetentie en hebben een sterke partner aan uw zijde.
InvoiceRails ondersteunt meer dan 60 formaten. Deze zijn gebaseerd op de twee syntaxes UBL en CII en variëren van Peppol BIS Billing en XRechnung tot ZUGFeRD en Factur-X. Validatieregels en formaatupdates worden voortdurend onderhouden.
U koppelt de API één keer en kunt vervolgens al uw klanten het veilig verzenden en ontvangen van e-facturen aanbieden, desgewenst ook als white-labeloplossing.
De Peppol-registratie van uw klanten verloopt geïntegreerd in uw interface, zonder mediaonderbrekingen en zonder portal van een derde partij. U kunt binnen enkele weken live gaan, in plaats van maanden te investeren in uw eigen certificering en implementatie.
De commerciële klantrelatie blijft bij u; er is geen concurrerend product dat zich op uw eindklanten richt.
Vooral bij het werken met gevoelige gegevens vormt beveiliging de basis van een vertrouwensvolle klantrelatie. Achter InvoiceRails staat fino data services, ISO 27001-gecertificeerd en al meer dan 10 jaar actief op de markt.
InvoiceRails biedt de technische basis en u bepaalt hoe de functionaliteit eruitziet in uw interface, hoe u deze in rekening brengt en hoe u deze op de markt brengt.
