Kennis · E-facturering
Waarom ERP-, boekhoud- en financesoftware e-facturering nu als functie nodig heeft
Termijnen voor e-facturering
Het wettelijke tijdpad lijkt op het eerste gezicht ontspannen, maar verschuift de vraag in uw product naar voren. Sinds 1 januari 2025 moeten alle binnenlandse B2B-bedrijven e-facturen kunnen ontvangen. Vanaf 2027 moeten bedrijven met meer dan 800.000 euro totale omzet in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken; vanaf 2028 volgen alle overige.
Op Europees niveau zet het initiatief VAT in the Digital Age (ViDA) deze koers voort, met een verplichte e-factuur voor grensoverschrijdende B2B-transacties vanaf juli 2030.
In Duitsland telt het statistische bedrijvenregister ongeveer 3,5 miljoen ondernemingen (Destatis, verslagjaar 2024), en de B2B-voorschriften voor e-facturering raken vrijwel het hele binnenlandse zakelijke verkeer.
Als leverancier kunt u de termijnen niet afwachten, maar moet u eerder in actie komen. Al met de ontvangstplicht sinds 2025 hebben veel bedrijven hun eigen systemen kritisch tegen het licht gehouden. De volgende termijnen verscherpen deze situatie.
Een klant die vanaf 2027 e-facturen moet verzenden, kan niet tot 1 januari 2027 wachten met de omschakeling.
Wat er op het spel staat als uw product geen e-facturering ondersteunt
Facturering en factuurontvangst behoren tot de functies die een bedrijf liever niet via twee gescheiden systemen afhandelt. Kan uw software e-facturen niet goed ontvangen of verzenden, dan ontstaat juist die breuk. De klant behelpt zich eerst met een tussenoplossing en stelt dan de principiële vraag of een ander product beide uit één hand levert.
Dat moment van overstappen is duur. Wie vanwege een ontbrekende functie van kernsysteem wisselt, neemt boekhouding, stamgegevens en aangrenzende processen mee.
Eén ontbrekende functie kan zo de aanleiding worden voor een overstap naar een andere leverancier. Hoe meer passende functies softwareoplossingen bieden, hoe onwaarschijnlijker het wordt dat klanten naar andere leveranciers overstappen.
Een betrouwbare verankering van e-facturering in uw product legt de basis voor een goede klantbinding op lange termijn.
Voordelen van de Peppol-integratie
Het veilig verzenden en ontvangen van e-facturen via Peppol, het internationale netwerk voor de gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische facturen, is voor u een praktische manier om e-facturering als zelfstandige functie aan te bieden en te factureren. Zo wordt een eis waaraan u hoe dan ook moet voldoen, een extra omzetbouwsteen.
Drie hefbomen zijn daarbij bijzonder relevant voor software-, ERP- en financeleveranciers:
-
Monetisering
U biedt de verzending van e-facturen aan als betaalde functie of als onderdeel van een hoogwaardiger pakket en realiseert daarmee extra omzet per klant.
-
Klantbinding
Een functie die diep ingrijpt in het factuurproces en via de Peppol-registratie aan uw product is gekoppeld, verhoogt de overstapdrempel merkbaar. De klant verankert een verplicht proces in uw software en blijft.
-
Positionering
Een leverancier die e-facturering vroeg en betrouwbaar aanbiedt, treedt in de verkoop op als goed voorbereide partner, terwijl anderen nog naar een roadmap verwijzen. In aanbestedingen en vergelijkingen is dat een concreet onderscheidend kenmerk.
Voorwaarden voor de Peppol-integratie
E-facturering via Peppol aanbieden betekent meer dan een normconform formaat aanmaken. U hebt een gecertificeerd Access Point nodig, de beveiligde overdracht via AS4, de directorydiensten SMP en SML, het doorlopende beheer van formaten en validatieregels en een operationele werking met monitoring en afleverstatus. Daarbij komt de registratie van uw eindklanten in het Peppol-netwerk.
Elk van deze bouwstenen is oplosbaar, maar samen vormen ze een eigen infrastructuurproject dat blijvend onderhouden moet worden.
Voor de meeste leveranciers komt de beslissing daarom neer op een klassieke vraag: wilt u de infrastructuur zelf opbouwen en exploiteren of een kant-en-klare oplossing inbedden?
InvoiceRails als e-facturatiefunctie voor uw software
InvoiceRails is het gecertificeerde Peppol Access Point van fino data services en brengt e-facturering via één enkele API als functie in uw product.
Het verzenden en ontvangen van e-facturen, de validatie volgens de EN 16931, de ingebedde klantregistratie, de afleverstatus en de operationele werking lopen via InvoiceRails. Zo kunnen u en uw team zich richten op uw kerncompetentie en hebt u een sterke partner aan uw zijde.
InvoiceRails dekt meer dan 60 formaten af. Ze zijn gebaseerd op de twee syntaxen UBL en CII en reiken van Peppol BIS Billing via XRechnung en ZUGFeRD tot Factur-X. Validatieregels en formaatupdates worden doorlopend bijgehouden.
U koppelt de API eenmaal en kunt daarna al uw klanten het veilig verzenden en ontvangen van e-facturen aanbieden, desgewenst ook als white-labeloplossing.
De Peppol-registratie van uw klanten verloopt ingebed in uw interface, zonder systeembreuk en zonder extern portaal. Zo gaat u binnen enkele weken live, in plaats van maanden te investeren in de eigen certificering en implementatie.
De commerciële klantrelatie blijft daarbij bij u; een concurrerend product voor uw eindklanten bestaat niet.
Juist bij het werken met gevoelige gegevens is beveiliging de basis voor een vertrouwensvolle klantrelatie. Achter InvoiceRails staat fino data services, ISO 27001-gecertificeerd en al meer dan 10 jaar actief op de markt.
InvoiceRails biedt u de technische basis en u bepaalt hoe de functie er in uw interface uitziet, hoe u haar factureert en hoe u haar op de markt brengt.
