Kunskap · E-faktura
Därför behöver ERP-, bokförings- och finansprogramvara e-faktura som funktion nu
Tidsfrister för e-faktura
Den lagstadgade tidsplanen verkar avslappnad vid första anblick, men tidigarelägger efterfrågan i din produkt. Sedan den 1 januari 2025 måste alla inhemska B2B-företag kunna ta emot e-fakturor. Från 2027 måste företag med en total omsättning på mer än 800 000 euro föregående år utfärda e-fakturor, och från 2028 följer alla övriga.
På europeisk nivå fortsätter initiativet VAT in the Digital Age (ViDA) på samma linje, med obligatorisk e-faktura för gränsöverskridande B2B-försäljning från juli 2030.
I Tyskland räknar det statistiska företagsregistret med omkring 3,5 miljoner företag (Destatis, rapportår 2024), och B2B-kraven på e-faktura berör i praktiken hela den inhemska affärsverksamheten.
Som leverantör kan du inte vänta ut tidsfristerna, utan måste agera innan dess. Redan med mottagningsskyldigheten sedan 2025 har många företag sett över sina egna system. De kommande tidsfristerna skärper situationen ytterligare.
En kund som måste skicka e-fakturor från 2027 kan inte vänta med omställningen till den 1 januari 2027.
Vad som står på spel om din produkt inte stöder e-faktura
Fakturering och fakturamottagning hör till de funktioner som ett företag ogärna hanterar i två separata system. Om din programvara varken kan ta emot eller skicka e-fakturor på ett korrekt sätt uppstår just ett sådant glapp. Kunden klarar sig först med en tillfällig lösning och ställer sedan den grundläggande frågan om en annan produkt kan leverera båda delarna från en och samma källa.
Ett sådant byte är dyrt. Den som byter kärnsystem på grund av en saknad funktion tar med sig bokföring, grunddata och angränsande processer.
En enda saknad funktion kan på så sätt utlösa ett leverantörsbyte. Ju fler passande funktioner en programvarulösning erbjuder, desto mindre sannolikt är det att kunderna byter till andra leverantörer.
En tillförlitlig förankring av e-fakturan i din produkt ger dig grunden för en långsiktigt god kundlojalitet.
Fördelar med Peppol-integration
Säker sändning och mottagning av e-fakturor via Peppol, det internationella nätverket för standardiserat utbyte av elektroniska fakturor, är för dig ett praktiskt sätt att erbjuda och debitera e-fakturor som en egen funktion. Därmed blir ett krav som du ändå måste uppfylla en extra intäktskälla.
Tre hävstänger är särskilt relevanta för leverantörer av programvara, ERP och finanslösningar:
-
Intäktsgenerering
Du tillhandahåller sändning av e-fakturor som en avgiftsbelagd funktion eller som en del av ett mer avancerat paket och skapar därmed extra intäkter per kund.
-
Kundlojalitet
En funktion som griper djupt in i faktureringsprocessen och som via Peppol-registreringen är kopplad till din produkt höjer tröskeln för att byta märkbart. Kunden förankrar en obligatorisk process i din programvara och stannar kvar.
-
Positionering
En leverantör som tidigt och tillförlitligt erbjuder e-fakturor framstår i försäljningen som en förberedd partner, medan andra fortfarande hänvisar till en roadmap. I upphandlingar och jämförelser är det en konkret skillnad.
Förutsättningar för Peppol-integration
Att erbjuda e-faktura via Peppol innebär mer än att skapa ett standardenligt format. Du behöver en certifierad accesspunkt, säker överföring via AS4, katalogtjänsterna SMP och SML, löpande underhåll av format och valideringsregler samt en drift med övervakning och leveransstatus. Därtill kommer registreringen av dina slutkunder i Peppol-nätverket.
Var och en av dessa byggstenar går att lösa, men sammantaget blir det ett eget infrastrukturprojekt som måste underhållas permanent.
För de flesta leverantörer handlar beslutet därför om en klassisk fråga: Vill du bygga och driva infrastrukturen själv eller bädda in en färdig lösning?
InvoiceRails som e-fakturafunktion för din programvara
InvoiceRails är den certifierade Peppol-accesspunkten från fino data services och för in e-fakturor som en funktion i din produkt via ett enda API.
Sändning och mottagning av e-fakturor, validering mot EN 16931, den inbäddade kundregistreringen, leveransstatusen och driften sköts via InvoiceRails. Så kan du och ditt team koncentrera er på er kärnkompetens och har en stark partner vid er sida.
InvoiceRails täcker mer än 60 format. De bygger på de två syntaxerna UBL och CII och sträcker sig från Peppol BIS Billing via XRechnung och ZUGFeRD till Factur-X. Valideringsregler och formatuppdateringar underhålls löpande.
Du ansluter API:et en gång och kan sedan erbjuda alla kunder säker sändning och mottagning av e-fakturor, om så önskas även som white label-lösning.
Peppol-registreringen av dina kunder sker inbäddat i ditt användargränssnitt, utan systembyten och utan extern portal. Så kommer du i produktion på några veckor i stället för att lägga månader på egen certifiering och implementering.
Den kommersiella kundrelationen stannar hos dig, och det finns ingen konkurrerande produkt riktad till dina slutkunder.
Särskilt vid arbete med känsliga data är säkerhet grunden för en förtroendefull kundrelation. Bakom InvoiceRails står fino data services, som är certifierat enligt ISO 27001 och har funnits på marknaden i över 10 år.
InvoiceRails ger dig den tekniska grunden, och du bestämmer hur funktionen ser ut i ditt gränssnitt, hur du debiterar den och hur du marknadsför den.
