Wissen · E-Rechnung
Warum ERP-, Buchhaltungs- und Finance-Software E-Rechnung jetzt als Feature braucht
E-Rechnungsfristen
Der gesetzliche Zeitplan wirkt auf den ersten Blick entspannt, verschiebt die Nachfrage in Ihrem Produkt aber nach vorn. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz des Vorjahres E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 folgen alle übrigen.
Auf europäischer Ebene setzt die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) diesen Kurs fort, mit verpflichtender E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab Juli 2030.
In Deutschland zählt das statistische Unternehmensregister rund 3,5 Millionen Unternehmen (Destatis, Berichtsjahr 2024) und die B2B-Vorgaben zur E-Rechnung berühren praktisch den gesamten inländischen Geschäftsverkehr.
Als Anbieter können Sie nicht die Fristen abwarten, sondern müssen vorher aktiv werden. Bereits mit der Empfangspflicht seit 2025 haben viele Unternehmen ihre eigenen Systeme auf den Prüfstand gestellt. Die weiteren Fristen verschärfen diese Situation.
Ein Kunde, der ab 2027 E-Rechnungen versenden muss, kann nicht bis zum 1. Januar 2027 mit der Umstellung warten.
Was auf dem Spiel steht, wenn Ihr Produkt keine E-Rechnung unterstützt
Rechnungsstellung und Rechnungseingang gehören zu den Funktionen, die ein Unternehmen ungern über zwei getrennte Systeme abwickelt. Kann Ihre Software E-Rechnungen weder sauber empfangen noch versenden, entsteht genau dieser Bruch. Der Kunde behilft sich zunächst mit einer Zwischenlösung und stellt dann die grundsätzliche Frage, ob ein anderes Produkt beides aus einer Hand liefert.
Dieser Wechselmoment ist teuer. Wer wegen einer fehlenden Funktion das Kernsystem wechselt, nimmt Buchhaltung, Stammdaten und angrenzende Prozesse mit.
Ein einzelnes fehlendes Feature kann so zum Auslöser für einen Anbieterwechsel werden. Je mehr passende Funktionen Softwarelösungen anbieten, umso unwahrscheinlicher wird es, dass Kunden zu anderen Anbietern wechseln.
Eine zuverlässige Verankerung der E-Rechnung in Ihrem Produkt sichert Ihnen die Basis für eine langfristig gute Kundenbindung.
Vorteile der Peppol-Integration
Der sichere Versand und Empfang von E-Rechnungen über Peppol, das internationale Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen, ist für Sie eine praktische Möglichkeit, E-Rechnungen als eigenständige Funktion anzubieten und abzurechnen. Damit wird aus einer Anforderung, die Sie ohnehin erfüllen müssen, ein zusätzlicher Umsatzbaustein.
Drei Hebel sind dabei besonders relevant für Software-, ERP- und Finance-Anbieter:
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Monetarisierung
Sie stellen den E-Rechnungsversand als kostenpflichtige Funktion oder als Teil eines höherwertigen Pakets bereit und erzielen damit zusätzlichen Umsatz pro Kunde.
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Kundenbindung
Eine Funktion, die tief in den Rechnungsprozess eingreift und über die Peppol-Registrierung an Ihr Produkt gekoppelt ist, erhöht die Wechselhürde spürbar. Der Kunde verankert einen Pflichtprozess in Ihrer Software und bleibt.
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Positionierung
Ein Anbieter, der E-Rechnungen früh und verlässlich anbietet, tritt im Vertrieb als vorbereiteter Partner auf, während andere noch auf eine Roadmap verweisen. In Ausschreibungen und Vergleichen ist das ein konkretes Unterscheidungsmerkmal.
Voraussetzungen für die Peppol-Integration
E-Rechnung über Peppol anzubieten, bedeutet mehr, als ein normkonformes Format zu erzeugen. Sie benötigen einen zertifizierten Access Point, die sichere Übertragung per AS4, die Verzeichnisdienste SMP und SML, die laufende Pflege von Formaten und Validierungsregeln sowie einen Betrieb mit Monitoring und Zustellstatus. Dazu kommt die Registrierung Ihrer Endkunden im Peppol-Netzwerk.
Jeder dieser Bausteine ist lösbar, in Summe entsteht daraus jedoch ein eigenes Infrastrukturprojekt, das dauerhaft gepflegt werden muss.
Für die meisten Anbieter läuft die Entscheidung deshalb auf eine klassische Frage hinaus: Wollen Sie die Infrastruktur selbst aufbauen und betreiben oder eine fertige Lösung einbetten?
InvoiceRails als E-Rechnungs-Feature für Ihre Software
InvoiceRails ist der zertifizierte Peppol Access Point von fino data services und bringt E-Rechnungen über eine einzige API als Funktion in Ihr Produkt.
Der Versand und Empfang von E-Rechnungen, die Validierung gegen die EN 16931, die eingebettete Kundenregistrierung, der Zustellstatus und Betrieb laufen über InvoiceRails. So können Sie und Ihr Team sich auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren und haben einen starken Partner an Ihrer Seite.
InvoiceRails deckt mehr als 60 Formate ab. Sie bauen auf den beiden Syntaxen UBL und CII auf und reichen von Peppol BIS Billing über XRechnung und ZUGFeRD bis Factur-X. Validierungsregeln und Format-Updates werden laufend gepflegt.
Sie binden die API einmal an und können danach allen Kunden den sicheren Versand und Empfang von E-Rechnungen anbieten, auf Wunsch auch als White-Label-Lösung.
Die Peppol-Registrierung Ihrer Kunden läuft eingebettet in Ihrer Oberfläche, ohne Medienbruch und ohne fremdes Portal. So gehen Sie in wenigen Wochen produktiv, statt Monate für die eigene Zertifizierung und Umsetzung zu investieren.
Die kommerzielle Kundenbeziehung bleibt dabei bei Ihnen, ein konkurrierendes Produkt an Ihre Endkunden gibt es nicht.
Gerade bei der Arbeit mit sensiblen Daten ist Sicherheit die Basis für eine vertrauensvolle Kundenbeziehung. Hinter InvoiceRails steht die fino data services, die nach ISO 27001 zertifiziert und seit über 10 Jahren am Markt ist.
InvoiceRails bietet Ihnen die technische Grundlage und Sie entscheiden, wie das Feature in Ihrer Oberfläche aussieht, wie Sie es abrechnen und wie Sie es vermarkten.
