Tudástár · E-számlázás
Miért elengedhetetlen funkció az e-számlázás a könyvelési és pénzügyi szoftverekben?
E-számlázási határidők
A törvényi ütemterv első ránézésre kényelmesnek tűnhet, a valóságban azonban az ügyfelek sokkal korábban elvárják az e-számlázási funkció integrálását. 2025. január 1-je óta minden belföldi B2B cégnek kötelező az e-számlák fogadása. 2027-től az e-számlák küldése kötelezővé válik a 800 000 euró feletti árbevételű vállalkozásoknak, 2028-tól pedig mindenki másnak is.
Ezt a folyamatot erősíti az EU VAT in the Digital Age (ViDA) kezdeményezése is, amely 2030 júliusától a nemzetközi B2B ügyleteknél is kötelezővé teszi az e-számlázást.
Németországban ez a szabályozás a teljes üzleti szférát, mintegy 3,5 millió céget közvetlenül érint (Destatis, 2024).
Szoftverszolgáltatóként nem érdemes a határidőkig kivárni. A felkészülést még a jogszabályok életbe lépése előtt érdemes elkezdeni. A 2025-ben bevezetett fogadási kötelezettség miatt a cégek jelentős része már átvilágította a meglévő rendszereit, a közeledő újabb határidők pedig csak tovább fokozzák a sürgetést a piacon.
Egy olyan ügyfél, aki 2027-től köteles e-számlát kiállítani, nem hagyhatja a rendszerei átállítását 2027. január 1-jére.
Milyen kockázatot vállal, ha a szoftvere nem támogatja az e-számlázást?
A számlázás és a bejövő számlák feldolgozása az a két terület, amelyet a cégek nem szívesen darabolnak fel különálló rendszerekre. Ha a szoftvere nem képes az e-számlák zökkenőmentes fogadására és küldésére, az fennakadást okoz a mindennapi munkafolyamatokban. Az ügyfél először átmeneti áthidaló megoldásokhoz nyúl, majd hamar felteszi a kérdést: nem lenne-e egyszerűbb egy olyan termékre váltani, amely mindezt egy kézből biztosítja?
Ez a szolgáltatónak hatalmas veszteség. Ha ugyanis az ügyfél egyetlen hiányzó funkció miatt vált szoftvert, akkor a teljes vállalatirányítást, a könyvelést és minden adatát átviheti a konkurenciához.
Így válhat egyetlen hiányzó funkció a szolgáltatóváltás közvetlen kiváltó okává. Minél teljesebb funkciókészletet kínál egy szoftver, annál kisebb az esélye, hogy az ügyfelek versenytársra váltanak.
Az e-számlázás megbízható beépítése a termékbe az egyik legerősebb alapja a hosszú távú ügyfélmegtartásnak.
A Peppol-integráció előnyei
Az e-számlák biztonságos küldése és fogadása a nemzetközi Peppol-hálózaton keresztül kiváló lehetőség arra, hogy az e-számlázást önálló, monetizálható funkcióként építse be a szoftverébe. Így a kötelező jogszabályi megfelelésből egy újabb, plusz árbevételt termelő modul válhat.
Ez az ERP-, szoftver- és pénzügyi szolgáltatók számára három fő szempontból jelent komoly előnyt:
-
Bevételszerzés
Ha az e-számlázást fizetős modulként vagy magasabb csomagérték mellett teszi elérhetővé, közvetlenül növelheti az egy ügyfélre jutó árbevételét.
-
Ügyfélmegtartás
Egy olyan funkció, amely mélyen beépül a számlázás menetébe, és a Peppol-regisztráción keresztül a termékéhez kapcsolódik, jelentősen megnehezíti a szoftverváltást. Mivel az ügyfél kötelező üzleti folyamatokat rögzít az Ön szoftverében, bizakodó lehet, hogy hosszú távon a termék használója marad.
-
Pozicionálás
Az a szoftvercég, amelyik az e-számlázást időben és megbízhatóan biztosítja, felkészült partnerként léphet fel az értékesítés során, miközben a versenytársak még csak ígéreteket tesznek. A tendereken és a döntési helyzetekben ez egyértelmű kiemelkedési lehetőség.
A Peppol-integráció feltételei
Az e-számlázás Peppol-alapú biztosítása messze túlmutat a szabványnak megfelelő fájlformátum előállításán. A működéshez szükség van egy tanúsított hozzáférési pontra, biztonságos AS4-es adatátvitelre, SMP és SML címtárszolgáltatásokra, a formátumok és validációs szabályok folyamatos frissítésére, valamint a kézbesítéseket nyomon követő rendszerüzemeltetésre. Emellett a végfelhasználó ügyfelek regisztrációját is rendezni kell a Peppol-hálózatban.
Ezek a feladatok egyenként mind megoldhatók, együtt viszont egy önálló, folyamatos karbantartást igénylő infrastruktúra-projektet képeznek.
A szoftverszolgáltatók többségénél ezért a döntés egy klasszikus kérdésre szűkül le: saját maguk építik ki és üzemeltetik ezt az infrastruktúrát, vagy inkább egy kész megoldást integrálnak a rendszerükbe?
Az InvoiceRails mint e-számlázási modul a szoftverben
Az InvoiceRails a fino data services tanúsított Peppol hozzáférési pontja, amely egyetlen API segítségével integrálja az e-számlázást a szoftverbe.
Az e-számlák küldését és fogadását, az EN 16931 szabványnak való megfelelést, a beépített ügyfélregisztrációt, a kézbesítési státuszok nyomon követését és a teljes üzemeltetést az InvoiceRails kezeli. Így a fejlesztőcsapat a saját alaptermékére összpontosíthat egy megbízható szakmai partnerrel a háttérben.
Az InvoiceRails több mint 60 formátumot támogat. A formátumok a UBL és a CII struktúrákra épülnek, és a Peppol BIS Billingtől a XRechnungon és a ZUGFeRD-en át egészen a Factur-X-ig terjednek. A validációs szabályok és a formátumfrissítések karbantartása folyamatos.
Elég az API-t egyszer integrálni, ezután minden ügyfél számára biztosítható az e-számlák biztonságos küldése és fogadása, igény szerint akár saját márkás, White-Label megoldásként is.
A Peppol-regisztráció a szoftver felületébe ágyazva, külső portál bevonása nélkül fut. Ezzel a megoldással a saját tanúsításra és fejlesztésre szánt hónapok helyett mindössze néhány hét alatt elindítható a szolgáltatás.
A kereskedelmi ügyfélkapcsolat mindvégig a szoftverszolgáltatónál marad, a rendszer nem kínál rivális terméket a végfelhasználóknak.
Érzékeny adatok kezelésénél a biztonság a bizalmi kapcsolat alapköve. Az InvoiceRails mögött a fino data services áll, amely ISO 27001 tanúsítvánnyal rendelkezik, és több mint 10 éve jelen van a piacon.
Az InvoiceRails biztosítja a technológiai hátteret, a funkció felületi megjelenéséről, az árazási modellről és az értékesítési stratégiáról pedig a szoftver fejlesztője dönt.
