| Datum | Vem berörs | Vad gäller |
|---|---|---|
| April 2019 | Offentliga upphandlande myndigheter | Skyldighet att ta emot e-fakturor |
| 1 mars 2024 | Leverantörer vid offentliga kontrakt från 3 000 euro | Skyldighet att utfärda för kontrakt som publicerats från detta datum |
| 1 januari 2026 | Momsregistrerade företag etablerade i Belgien | Skyldighet att ta emot och skicka inom B2B |
| 1 april 2026 | Alla skyldiga företag | Toleransperioden upphör, böter tillämpas |
| 1 januari 2028 | Leverantörer och kunder inom B2B | Planerad e-rapportering, lagen ännu inte antagen |
| 1 juli 2030 | Gränsöverskridande B2B-försäljning inom EU | Obligatorisk e-faktura inom ramen för ViDA:s rapporteringskrav |
Alla momsregistrerade företag som är etablerade i Belgien måste sedan den 1 januari 2026 kunna ta emot strukturerade e-fakturor. Undantagna är endast företag som uteslutande gör momsfri försäljning enligt artikel 44 i den belgiska momslagen (Europeiska kommissionen) samt företag som inte är etablerade i Belgien.
Sändningsskyldigheten gäller sedan januari 2026 för alla företagsstorlekar. Företag i konkurs, företag med uteslutande momsfri försäljning enligt artikel 44 och företag inom schablonordningen enligt artikel 56 behöver inte utfärda e-fakturor. Schablonordningen upphör senast den 1 januari 2028. Den särskilda ordningen för småföretag hör inte till undantagen. Försäljning till privatpersoner omfattas inte av kravet. Företag med belgiskt momsregistreringsnummer men utan säte eller fast etableringsställe i Belgien omfattas inte av sändningsskyldigheten. Skatteförvaltningen tillämpar denna begränsning sedan den 1 januari 2026 (FOD Financiën / SPF Finances, det federala finansdepartementet).
Den strukturerade fakturan enligt standarden EN 16931 är obligatorisk. Standardformatet är Peppol BIS Billing 3.0 baserat på UBL, fastställt i kunglig förordning av den 8 juli 2025 (Belgiens officiella kungörelsetidning).
Standardvägen är Peppol. Andra vägar och format enligt EN 16931 är endast tillåtna om båda parter samtycker. Skatteförvaltningen rekommenderar ett skriftligt avtal för detta. Ändå måste båda företagen förbli tekniskt kapabla att skicka och ta emot e-fakturor via Peppol. Den statliga övergångsplattformen Hermes stängdes i slutet av 2025. Om en mottagare tillfälligt inte kan ta emot e-fakturor av tekniska skäl får leverantören utfärda fakturan i annan form, till exempel som PDF. Mottagaren måste omgående återställa sin mottagningsförmåga.
Den kungliga förordningen av den 8 juli 2025 föreskriver från den 1 januari 2026 böter på 1 500 euro vid första, 3 000 euro vid andra och 5 000 euro vid varje ytterligare överträdelse, om ett företag saknar de tekniska förutsättningarna för att utfärda eller ta emot. En ytterligare överträdelse räknas först om den konstateras minst tre månader efter den föregående. De tidigare böterna för saknade eller felaktiga fakturor gäller fortsatt. Utan strukturerad faktura kan kunden förlora sin rätt till avdrag för ingående moms. Toleransperioden januari till mars 2026 och den förlängda toleransen för fakturor i självfaktureringsförfarandet till och med den 30 juni 2026 har upphört.
Fakturor ska enligt artikel 60 i den belgiska momslagen arkiveras i tio år, räknat från den 1 januari året därpå. Fristen gäller skatter som har förfallit sedan den 1 januari 2023, tidigare var den sju år. Arkiveringen måste säkerställa ursprungets äkthet och innehållets integritet, och för e-fakturor gäller det den strukturerade filen i dess ursprungliga form.
Sedan april 2019 måste staten, regionerna, gemenskaperna och de lokala myndigheterna kunna ta emot och bearbeta e-fakturor (FOD BOSA). En offentlig upphandlande myndighet är därmed alltid redo att ta emot, och det som behöver klargöras är bara om skyldigheten att utfärda gäller.
Skyldigheten att utfärda infördes stegvis efter kontraktsvärde. Den gäller för kontrakt som publicerats från den 1 november 2022 över EU:s tröskelvärde för publicering, för kontrakt från den 1 maj 2023 med ett värde från 30 000 euro och sedan den 1 mars 2024 för alla övriga kontrakt. Undantagna är endast kontrakt med ett uppskattat värde på högst 3 000 euro exklusive moms (kunglig förordning av den 9 mars 2022). Upphandlande myndigheter kan fastställa strängare regler i upphandlingsdokumenten. Federala upphandlande myndigheter kräver sedan den 1 mars 2024 e-faktura även under 3 000 euro.
För fakturor till offentliga upphandlande myndigheter gäller, precis som inom B2B, formatet Peppol BIS Billing 3.0.
Offentliga upphandlande myndigheter kan nås i Peppol-nätverket på samma sätt som företag, via sitt företagsnummer med identifierarschemat 0208. Om en kund omfattas av B2G-kravet kan kontrolleras i den centrala företagsdatabasen (KBO/BCE). Där är statusen som offentlig upphandlande myndighet registrerad bland företagets egenskaper.
Mercurius är den centrala plattformen för e-fakturor till offentliga upphandlande myndigheter och är helt inriktad på Peppol-nätverket. Den fungerar som förvaltningens gemensamma postcentral och erbjuder en webbportal för manuell inlämning och statusuppföljning (Europeiska kommissionen).
Leverantörer skickar sina fakturor via Peppol-nätverket, och Mercurius vidarebefordrar dem till ansvarig instans. För en anslutning från en programvara är det samma väg som inom B2B.
Belgien är en obligatorisk marknad med Peppol som standardväg. Din programvara måste för belgiska kunder kunna skapa, skicka, ta emot och bearbeta e-fakturor och kreditnotor i formatet Peppol BIS Billing 3.0. Mottagandet är lika viktigt som sändningen, eftersom varje berört företag måste vara redo att ta emot.
Varje slutkund behöver en egen registrering i Peppol-nätverket under sitt tiosiffriga företagsnummer. Det belgiska företagsnumret har tio siffror, där de två sista utgör kontrollsiffran (modulo 97). En formatkontroll vid registreringen kan förhindra senare avvisningar.
Momsen på e-fakturor får endast avrundas på totalbeloppet per skattesats, avrundning per rad är inte tillåten (peppolcheck.be). Om din programvara avrundar radvis och sedan summerar kan öresdifferenser uppstå som leder till avvisning. För självfaktureringsförfarandet finns med Peppol BIS Self-Billing en egen specifikation, där leverantören måste ha registrerat rätt dokumenttyp för mottagning.
Avvikande överenskommelser om format eller väg gäller per affärspartner och hör därför hemma i grunddata. För mottagare som tillfälligt inte kan nås behöver din produkt en dokumenterad reservväg till PDF. Arkiveringstiden är tio år och bör vara konfigurerbar i stället för hårdkodad.
Med den planerade e-rapporteringen ska även kunden rapportera fakturadata. Inkommande fakturor bör därför registreras snart efter mottagandet, och en samlad bearbetning vid månadsskiftet kan vara för sent.
För vägen in i Peppol-nätverket kan du bygga en egen Peppol-accesspunkt eller integrera en certifierad accesspunkt som InvoiceRails. Om en belgisk mottagare kan nås och vilka format den stöder kan kontrolleras i förväg med en Peppol-ID-sökning.
Peppol BIS Billing 3.0 är OpenPeppols specifikation för fakturor och kreditnotor i Peppol-nätverket. Den är en tillämpningsspecifikation (CIUS) av den europeiska standarden EN 16931.
När en e-faktura från din programvara avvisas måste ditt team utifrån valideringsrapporten ta reda på vilket fält som utlöste meddelandet och vem som kan rätta det.
Från den 1 januari 2027 måste företag i Tyskland med en total omsättning på mer än 800 000 euro föregående år skicka e-fakturor.
Prata direkt med teamen bakom våra produkter. Utan pitch-deck och onödiga säljprocesser.
