| Dato | Hvem er berørt | Hvad gælder |
|---|---|---|
| April 2019 | Offentlige ordregivere | Pligt til at modtage e-fakturaer |
| 1. marts 2024 | Leverandører ved offentlige kontrakter fra 3.000 euro | Pligt til at udstede for kontrakter offentliggjort fra denne dato |
| 1. januar 2026 | Momspligtige virksomheder hjemmehørende i Belgien | Pligt til at modtage og sende i B2B |
| 1. april 2026 | Alle forpligtede virksomheder | Tolerancefasen slutter, bøder træder i kraft |
| 1. januar 2028 | Leverandører og kunder i B2B | Planlagt e-rapportering, loven endnu ikke vedtaget |
| 1. juli 2030 | Grænseoverskridende B2B-omsætning i EU | Obligatorisk e-faktura som led i ViDA-indberetningspligterne |
Alle momspligtige virksomheder, der er hjemmehørende i Belgien, skal siden 1. januar 2026 kunne modtage strukturerede e-fakturaer. Undtaget er kun virksomheder, der udelukkende har omsætning fritaget efter artikel 44 i den belgiske momslov (Europa-Kommissionen), og ikke-hjemmehørende virksomheder.
Pligten til at sende gælder siden januar 2026 for virksomheder af alle størrelser. Virksomheder under konkurs, virksomheder med udelukkende fritaget omsætning efter artikel 44 og virksomheder under den faste ordning efter artikel 56 skal ikke udstede e-fakturaer. Den faste ordning ophører senest 1. januar 2028. Den særlige ordning for små virksomheder hører ikke til undtagelserne. Salg til privatpersoner er ikke omfattet af pligten. Virksomheder med et belgisk momsnummer, men uden hjemsted eller fast forretningssted i Belgien, er ikke omfattet af pligten til at sende. Skatteforvaltningen anvender denne begrænsning siden 1. januar 2026 (FOD Financiën, det belgiske finansministerium).
Det er obligatorisk at bruge en struktureret faktura efter standarden EN 16931. Standardformatet er Peppol BIS Billing 3.0 baseret på UBL, fastlagt i det kongelige dekret af 8. juli 2025 (Belgisk Statstidende).
Standardvejen er Peppol. Andre veje og formater efter EN 16931 er kun tilladt, hvis begge parter er enige. Skatteforvaltningen anbefaler en skriftlig aftale om det. Alligevel skal begge virksomheder fortsat være teknisk i stand til at sende og modtage e-fakturaer via Peppol. Den statslige overgangsplatform Hermes blev lukket ned i slutningen af 2025. Hvis en modtager midlertidigt af tekniske årsager ikke kan modtage en e-faktura, må leverandøren udstede fakturaen i en anden form, f.eks. som PDF. Modtageren skal straks genoprette sin evne til at modtage.
Det kongelige dekret af 8. juli 2025 fastsætter fra 1. januar 2026 bøder på 1.500 euro ved første, 3.000 euro ved anden og 5.000 euro ved hver yderligere overtrædelse, hvis en virksomhed mangler de tekniske midler til at udstede eller modtage. En yderligere overtrædelse tæller først, hvis den konstateres mindst tre måneder efter den foregående. De hidtidige bøder for manglende eller fejlbehæftede fakturaer gælder fortsat. Uden en struktureret faktura kan kunden miste sin ret til momsfradrag. Tolerancefasen fra januar til marts 2026 og den forlængede tolerance for fakturaer i selvfaktureringsordningen frem til 30. juni 2026 er afsluttet.
Fakturaer skal efter artikel 60 i den belgiske momslov opbevares i ti år, regnet fra 1. januar i det følgende år. Fristen gælder for afgifter, der er forfaldet siden 1. januar 2023; tidligere var den syv år. Opbevaringen skal sikre ægtheden af oprindelsen og integriteten af indholdet; for e-fakturaer gælder det den strukturerede fil i dens oprindelige form.
Siden april 2019 skal staten, regionerne, fællesskaberne og de lokale myndigheder kunne modtage og behandle e-fakturaer (FOD BOSA). En offentlig ordregiver er dermed altid klar til at modtage; det eneste, der skal afklares, er, om pligten til at udstede gælder.
Pligten til at udstede blev indført trinvis efter kontraktværdi. Den gælder for kontrakter offentliggjort fra 1. november 2022 fra den europæiske tærskel for offentliggørelse, for kontrakter fra 1. maj 2023 fra en værdi på 30.000 euro og siden 1. marts 2024 for alle øvrige kontrakter. Undtaget er kun kontrakter med en anslået værdi på op til 3.000 euro ekskl. moms (kongeligt dekret af 9. marts 2022). Ordregivere kan fastsætte strengere regler i udbudsmaterialet. Føderale ordregivere kræver siden 1. marts 2024 e-fakturaen også under 3.000 euro.
For fakturaer til offentlige ordregivere gælder som i B2B formatet Peppol BIS Billing 3.0.
Offentlige ordregivere kan i Peppol-netværket nås som virksomheder via deres virksomhedsnummer med ID-skemaet 0208. Om en kunde er omfattet af B2G-pligten, kan kontrolleres i den centrale virksomhedsdatabase (KBO/BCE). Her er status som offentlig ordregiver registreret under virksomhedens egenskaber.
Mercurius er den centrale platform for e-fakturaer til offentlige ordregivere og er fuldt indrettet på Peppol-netværket. Den fungerer som fælles postkontor for forvaltningen og tilbyder en webportal til manuel indsendelse og statussporing (Europa-Kommissionen).
Leverandører sender deres fakturaer via Peppol-netværket, og Mercurius videresender dem til den ansvarlige instans. For en tilslutning fra en software er det den samme vej som i B2B.
Belgien er et marked med pligt og Peppol som standardvej. Din software skal for belgiske kunder kunne oprette, sende, modtage og behandle e-fakturaer og kreditnotaer i formatet Peppol BIS Billing 3.0. Modtagelsen er lige så vigtig som afsendelsen, fordi enhver berørt virksomhed skal være klar til at modtage.
Hver slutkunde har brug for sin egen registrering i Peppol-netværket under sit ticifrede virksomhedsnummer. Det belgiske virksomhedsnummer har ti cifre, hvoraf de sidste to udgør kontrolcifferet (modulo 97). En formatkontrol ved indtastningen kan forhindre senere afvisninger.
Momsen på e-fakturaer må kun afrundes på det samlede beløb pr. momssats; afrunding pr. linje er ikke tilladt (peppolcheck.be). Hvis din software afrunder linje for linje og derefter summerer, kan der opstå øre-differencer, som fører til afvisning. Til selvfaktureringsordningen findes der med Peppol BIS Self-Billing en særskilt specifikation, hvor leverandøren skal have tilmeldt den passende dokumenttype til modtagelse.
Afvigende aftaler om format eller vej gælder pr. forretningspartner og hører derfor hjemme i stamdataene. For modtagere, der midlertidigt ikke kan nås, har dit produkt brug for en dokumenteret reservevej til PDF. Arkiveringsfristen er ti år og bør kunne konfigureres i stedet for at være fast kodet.
Med den planlagte e-rapportering skal også kunden indberette fakturadata. Indgående fakturaer bør derfor registreres kort efter modtagelsen; en samlet behandling ved månedens udgang kan være for sent.
Til vejen ind i Peppol-netværket kan du opbygge dit eget Peppol access point eller integrere et certificeret access point som InvoiceRails. Om en belgisk modtager kan nås, og hvilke formater den understøtter, kan du kontrollere på forhånd via et Peppol-ID-opslag.
Peppol BIS Billing 3.0 er OpenPeppols specifikation for fakturaer og kreditnotaer i Peppol-netværket. Den er en applikationsspecifikation (CIUS) af den europæiske standard EN 16931.
Når en e-faktura fra din software bliver afvist, skal dit team ud fra valideringsrapporten finde ud af, hvilket felt der udløste meldingen, og hvem der kan rette det.
Fra 1. januar 2027 skal virksomheder med en samlet omsætning på over 800.000 euro i det foregående år sende e-fakturaer.
Tal direkte med teamene bag vores produkter. Uden pitch-deck og unødvendige salgsprocesser.
