| Datum | Voor wie geldt het | Wat geldt er |
|---|---|---|
| April 2019 | Aanbestedende overheden | Ontvangstplicht voor e-facturen |
| 1 maart 2024 | Leveranciers bij overheidsopdrachten vanaf 3.000 euro | Uitreikingsplicht voor opdrachten die vanaf deze datum zijn gepubliceerd |
| 1 januari 2026 | In België gevestigde btw-plichtige ondernemingen | Ontvangst- en verzendplicht in B2B |
| 1 april 2026 | Alle verplichte ondernemingen | Einde van de tolerantieperiode, boetes van toepassing |
| 1 januari 2028 | Leveranciers en klanten in B2B | Gepland e-reporting, wet nog niet aangenomen |
| 1 juli 2030 | Grensoverschrijdende B2B-transacties in de EU | Verplichte e-factuur in het kader van de ViDA-meldingsplichten |
Alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen moeten sinds 1 januari 2026 gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Uitgezonderd zijn alleen ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek (Europese Commissie) en niet-gevestigde ondernemingen.
De verzendplicht geldt sinds januari 2026 voor alle bedrijfsgroottes. Ondernemingen in faillissement, ondernemingen met uitsluitend vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 en ondernemingen in de forfaitaire regeling volgens artikel 56 hoeven geen e-factuur uit te reiken. De forfaitaire regeling eindigt uiterlijk op 1 januari 2028. De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen behoort niet tot de uitzonderingen. Transacties met particulieren vallen niet onder de verplichting. Ondernemingen met een Belgisch btw-nummer, maar zonder zetel of vaste inrichting in België, vallen niet onder de verzendplicht. De belastingadministratie past deze beperking toe sinds 1 januari 2026 (FOD Financiën).
De gestructureerde factuur volgens de norm EN 16931 is verplicht. Het standaardformaat is Peppol BIS Billing 3.0 op basis van UBL, vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 (Belgisch Staatsblad).
De standaardroute is Peppol. Andere routes en formaten volgens EN 16931 zijn alleen toegestaan als beide partijen ermee instemmen. De belastingadministratie raadt daarvoor een schriftelijke overeenkomst aan. Toch moeten beide ondernemingen technisch in staat blijven om e-facturen via Peppol te verzenden en te ontvangen. Het tijdelijke overheidsplatform Hermes is eind 2025 uitgeschakeld. Kan een ontvanger tijdelijk om technische redenen geen e-factuur ontvangen, dan mag de leverancier de factuur in een andere vorm uitreiken, bijvoorbeeld als pdf. De ontvanger moet zijn ontvangstcapaciteit onverwijld herstellen.
Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 voorziet vanaf 1 januari 2026 in boetes van 1.500 euro bij de eerste, 3.000 euro bij de tweede en 5.000 euro bij elke volgende overtreding, wanneer een onderneming niet over de technische middelen beschikt om uit te reiken of te ontvangen. Een volgende overtreding telt pas als ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. De bestaande boetes voor ontbrekende of foutieve facturen blijven gelden. Zonder gestructureerde factuur kan de klant zijn recht op aftrek van voorbelasting verliezen. De tolerantieperiode van januari tot maart 2026 en de verlengde tolerantie voor facturen in de selfbillingprocedure tot 30 juni 2026 zijn afgelopen.
Facturen moeten volgens artikel 60 van het Btw-Wetboek tien jaar worden bewaard, gerekend vanaf 1 januari van het volgende jaar. De termijn geldt voor belastingen die sinds 1 januari 2023 verschuldigd zijn geworden; daarvoor was het zeven jaar. De bewaring moet de echtheid van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen; bij e-facturen betreft dat het gestructureerde bestand in zijn oorspronkelijke vorm.
Sinds april 2019 moeten de federale staat, de gewesten, de gemeenschappen en de lokale overheden e-facturen kunnen ontvangen en verwerken (FOD BOSA). Een aanbestedende overheid is dus altijd ontvangstklaar; de enige vraag is of de uitreikingsplicht van toepassing is.
De uitreikingsplicht werd gefaseerd ingevoerd naar opdrachtwaarde. Ze geldt voor opdrachten die vanaf 1 november 2022 zijn gepubliceerd vanaf de Europese publicatiedrempel, voor opdrachten vanaf 1 mei 2023 vanaf een waarde van 30.000 euro en sinds 1 maart 2024 voor alle overige opdrachten. Alleen opdrachten met een geraamde waarde tot 3.000 euro exclusief btw blijven uitgezonderd (Koninklijk Besluit van 9 maart 2022). Aanbestedende overheden kunnen in de opdrachtdocumenten strengere regels vastleggen. Federale aanbestedende overheden eisen de e-factuur sinds 1 maart 2024 ook onder 3.000 euro.
Voor facturen aan aanbestedende overheden geldt, net als in B2B, het formaat Peppol BIS Billing 3.0.
Aanbestedende overheden zijn in het Peppol-netwerk, net als ondernemingen, bereikbaar via hun ondernemingsnummer met het identificatieschema 0208. Of een klant onder de B2G-verplichting valt, kunt u nagaan in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/BCE). Daar is de status van aanbestedende overheid opgenomen in de kenmerken van de onderneming.
Mercurius is het centrale platform voor e-facturen aan aanbestedende overheden en volledig gericht op het Peppol-netwerk. Het dient de overheid als gemeenschappelijk postkantoor en biedt een webportaal voor handmatige indiening en het volgen van de status (Europese Commissie).
Leveranciers verzenden hun facturen via het Peppol-netwerk; Mercurius stuurt ze door naar de bevoegde dienst. Voor een koppeling vanuit software is dat dezelfde route als in B2B.
België is een verplichte markt met Peppol als standaardroute. Uw software moet voor Belgische klanten e-facturen en creditnota’s in het formaat Peppol BIS Billing 3.0 aanmaken, verzenden, ontvangen en verwerken. De ontvangst is daarbij even belangrijk als de verzending, omdat elke betrokken onderneming ontvangstklaar moet zijn.
Elke eindklant heeft een eigen registratie in het Peppol-netwerk nodig onder zijn tiencijferige ondernemingsnummer. Het Belgische ondernemingsnummer heeft tien cijfers, waarvan de laatste twee het controlegetal vormen (modulo 97). Een formaatcontrole bij de invoer kan latere afwijzingen voorkomen.
De btw mag op e-facturen alleen op het totaalbedrag per tarief worden afgerond; afronding per regel is niet toegestaan (peppolcheck.be). Als uw software per regel afrondt en daarna optelt, kunnen centverschillen ontstaan die tot afwijzing leiden. Voor de selfbillingprocedure bestaat met Peppol BIS Self-Billing een eigen specificatie, waarbij de leverancier het passende documenttype voor ontvangst moet hebben geregistreerd.
Afwijkende afspraken over formaat of route gelden per zakenpartner en horen daarom in de stamgegevens. Voor ontvangers die tijdelijk niet bereikbaar zijn, heeft uw product een gedocumenteerde terugvalroute naar pdf nodig. De archiveringstermijn bedraagt tien jaar en zou configureerbaar moeten zijn in plaats van vast in de code te staan.
Met het geplande e-reporting moet ook de klant factuurgegevens melden. Inkomende facturen moeten daarom kort na ontvangst worden geregistreerd; een gebundelde verwerking aan het einde van de maand kan daarvoor te laat zijn.
Voor de route naar het Peppol-netwerk kunt u een eigen Peppol Access Point opzetten of een gecertificeerd Access Point zoals InvoiceRails integreren. Of een Belgische ontvanger bereikbaar is en welke formaten hij ondersteunt, kunt u vooraf nagaan met Peppol-ID opzoeken.
Peppol BIS Billing 3.0 is de specificatie van OpenPeppol voor facturen en creditnota's in het Peppol-netwerk. Ze is een toepassingsspecificatie (CIUS) van de Europese norm EN 16931.
Als een e-factuur uit uw software wordt afgewezen, moet uw team aan de hand van het controlerapport achterhalen welk veld de melding heeft veroorzaakt en wie het kan corrigeren.
Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met meer dan 800.000 euro totale omzet in het voorgaande jaar e-facturen verzenden.
Spreek rechtstreeks met de teams achter onze producten. Zonder pitchdeck en onnodige salesprocessen.
