| Datum | Wer ist betroffen | Was gilt |
|---|---|---|
| April 2019 | Öffentliche Auftraggeber | Empfangspflicht für E-Rechnungen |
| 1. März 2024 | Lieferanten bei öffentlichen Aufträgen ab 3.000 Euro | Ausstellungspflicht für ab diesem Datum veröffentlichte Aufträge |
| 1. Januar 2026 | In Belgien ansässige, mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen | Empfangs- und Versandpflicht im B2B |
| 1. April 2026 | Alle verpflichteten Unternehmen | Ende der Toleranzphase, Geldbußen greifen |
| 1. Januar 2028 | Lieferanten und Kunden im B2B | Geplantes E-Reporting, Gesetz noch nicht verabschiedet |
| 1. Juli 2030 | Grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU | Verpflichtende E-Rechnung im Rahmen der ViDA-Meldepflichten |
Alle in Belgien ansässigen, mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2026 strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ausgenommen sind nur Unternehmen, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Umsätze tätigen (Europäische Kommission) und nicht-ansässige Unternehmen.
Die Versandpflicht gilt seit Januar 2026 für alle Unternehmensgrößen. Unternehmen in Konkurs, Unternehmen mit ausschließlich befreiten Umsätzen nach Artikel 44 und Unternehmen in der Pauschalregelung nach Artikel 56 müssen keine E-Rechnung ausstellen. Die Pauschalregelung endet spätestens am 1. Januar 2028. Die Sonderregelung für Kleinunternehmen gehört nicht zu den Ausnahmen. Umsätze an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht. Unternehmen mit belgischer Mehrwertsteuernummer, aber ohne Sitz oder feste Niederlassung in Belgien, fallen nicht unter die Versandpflicht. Die Finanzverwaltung wendet diese Einschränkung seit dem 1. Januar 2026 an (FÖD Finanzen).
Die strukturierte Rechnung nach der Norm EN 16931 ist Pflicht. Das Standardformat ist Peppol BIS Billing 3.0 auf Basis von UBL, festgelegt im Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 (Belgisches Staatsblatt).
Der Standardweg ist Peppol. Andere Wege und Formate nach EN 16931 sind nur zulässig, wenn beide Seiten zustimmen. Die Finanzverwaltung empfiehlt dafür eine schriftliche Vereinbarung. Trotzdem müssen beide Unternehmen technisch in der Lage bleiben, E-Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen. Die staatliche Übergangsplattform Hermes wurde Ende 2025 abgeschaltet. Kann ein Empfänger vorübergehend aus technischen Gründen keine E-Rechnung empfangen, darf der Lieferant die Rechnung in anderer Form ausstellen, etwa als PDF. Der Empfänger muss seine Empfangsfähigkeit unverzüglich wiederherstellen.
Der Königliche Erlass vom 8. Juli 2025 sieht ab dem 1. Januar 2026 Geldbußen von 1.500 Euro beim ersten, 3.000 Euro beim zweiten und 5.000 Euro bei jedem weiteren Verstoß vor, wenn einem Unternehmen die technischen Mittel zum Ausstellen oder Empfangen fehlen. Ein weiterer Verstoß zählt erst, wenn er mindestens drei Monate nach dem vorherigen festgestellt wird. Die bisherigen Geldbußen für fehlende oder fehlerhafte Rechnungen gelten weiter. Ohne strukturierte Rechnung kann der Kunde seinen Vorsteuerabzug verlieren. Die Toleranzphase von Januar bis März 2026 und die verlängerte Toleranz für Rechnungen im Gutschriftverfahren bis zum 30. Juni 2026 sind beendet.
Rechnungen sind nach Artikel 60 des Mehrwertsteuergesetzbuchs zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem 1. Januar des Folgejahres. Die Frist gilt für Steuern, die seit dem 1. Januar 2023 fällig geworden sind, vorher waren es sieben Jahre. Die Aufbewahrung muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sichern, bei E-Rechnungen betrifft das die strukturierte Datei in ihrer ursprünglichen Form.
Seit April 2019 müssen Staat, Regionen, Gemeinschaften und lokale Behörden E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (FÖD BOSA). Ein öffentlicher Auftraggeber ist damit immer empfangsbereit, zu klären ist nur, ob die Ausstellungspflicht greift.
Die Ausstellungspflicht kam gestaffelt nach Auftragswert. Sie gilt für Aufträge, die ab dem 1. November 2022 veröffentlicht wurden, ab der europäischen Veröffentlichungsschwelle, für Aufträge ab dem 1. Mai 2023 ab einem Wert von 30.000 Euro und seit dem 1. März 2024 für alle übrigen Aufträge. Ausgenommen bleiben nur Aufträge mit einem geschätzten Wert bis 3.000 Euro ohne Mehrwertsteuer (Königlicher Erlass vom 9. März 2022). Auftraggeber können in den Vergabeunterlagen strengere Regeln festlegen. Föderale Auftraggeber verlangen die E-Rechnung seit dem 1. März 2024 auch unterhalb von 3.000 Euro.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt wie im B2B das Format Peppol BIS Billing 3.0.
Öffentliche Auftraggeber sind im Peppol-Netzwerk wie Unternehmen über ihre Unternehmensnummer mit dem Kennungsschema 0208 erreichbar. Ob ein Kunde unter die B2G-Pflicht fällt, lässt sich in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE) prüfen. Dort ist der Status als öffentlicher Auftraggeber in den Eigenschaften des Unternehmens eingetragen.
Mercurius ist die zentrale Plattform für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und vollständig auf das Peppol-Netzwerk ausgerichtet. Sie dient der Verwaltung als gemeinsame Poststelle und bietet ein Webportal für die manuelle Einreichung und die Statusverfolgung (Europäische Kommission).
Lieferanten senden ihre Rechnungen über das Peppol-Netzwerk, Mercurius leitet sie an die zuständige Stelle weiter. Für eine Anbindung aus einer Software heraus ist das derselbe Weg wie im B2B.
Belgien ist ein Pflichtmarkt mit Peppol als Standardweg. Ihre Software muss für belgische Kunden E-Rechnungen und Credit Notes im Format Peppol BIS Billing 3.0 erzeugen, versenden, empfangen und verarbeiten. Der Empfang ist dabei genauso wichtig wie der Versand, weil jedes betroffene Unternehmen empfangsbereit sein muss.
Jeder Endkunde braucht eine eigene Registrierung im Peppol-Netzwerk unter seiner zehnstelligen Unternehmensnummer. Die belgische Unternehmensnummer hat zehn Stellen, von denen die letzten beiden die Prüfzahl bilden (Modulo 97). Eine Formatprüfung bei der Erfassung kann spätere Ablehnungen verhindern.
Die Mehrwertsteuer darf auf E-Rechnungen nur auf den Gesamtbetrag je Steuersatz gerundet werden, eine Rundung je Zeile ist nicht zulässig (peppolcheck.be). Wenn Ihre Software zeilenweise rundet und anschließend summiert, können Cent-Differenzen entstehen, die zur Ablehnung führen. Für das Gutschriftverfahren gibt es mit Peppol BIS Self-Billing eine eigene Spezifikation, bei der der Lieferant den passenden Dokumenttyp für den Empfang angemeldet haben muss.
Abweichende Vereinbarungen zu Format oder Weg gelten je Geschäftspartner und gehören deshalb in die Stammdaten. Für Empfänger, die vorübergehend nicht erreichbar sind, braucht Ihr Produkt einen dokumentierten Rückfallweg auf PDF. Die Archivfrist liegt bei zehn Jahren und sollte konfigurierbar sein statt fest im Code hinterlegt.
Mit dem geplanten E-Reporting soll auch der Kunde Rechnungsdaten melden. Eingangsrechnungen sollten deshalb zeitnah nach Eingang erfasst werden, eine gesammelte Verarbeitung zum Monatsende kann dafür zu spät sein.
Für den Weg ins Peppol-Netzwerk können Sie einen eigenen Peppol Access Point aufbauen oder einen zertifizierten Access Point wie InvoiceRails einbinden. Ob ein belgischer Empfänger erreichbar ist und welche Formate er unterstützt, lässt sich vorab über eine Peppol-ID-Suche prüfen.
Peppol BIS Billing 3.0 ist die Spezifikation von OpenPeppol für Rechnungen und Rechnungskorrekturen im Peppol-Netzwerk. Sie ist eine Anwendungsspezifikation (CIUS) der europäischen Norm EN 16931.
Wenn eine E-Rechnung aus Ihrer Software abgelehnt wird, muss Ihr Team anhand des Prüfberichts herausfinden, welches Feld die Meldung ausgelöst hat und wer es korrigieren kann.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz des Vorjahres E-Rechnungen versenden.
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