| Data | Chi è interessato | Che cosa si applica |
|---|---|---|
| Aprile 2019 | Amministrazioni aggiudicatrici pubbliche | Obbligo di ricezione delle fatture elettroniche |
| 1° marzo 2024 | Fornitori di appalti pubblici a partire da 3.000 euro | Obbligo di emissione per gli appalti pubblicati a partire da questa data |
| 1° gennaio 2026 | Imprese stabilite in Belgio e soggette all'IVA | Obbligo di ricezione e di emissione nel B2B |
| 1° aprile 2026 | Tutte le imprese obbligate | Fine del periodo di tolleranza, si applicano le sanzioni |
| 1° gennaio 2028 | Fornitori e clienti nel B2B | E-reporting previsto, legge non ancora approvata |
| 1° luglio 2030 | Operazioni B2B transfrontaliere nell'UE | Fatturazione elettronica obbligatoria nell'ambito degli obblighi di comunicazione ViDA |
Dal 1° gennaio 2026 tutte le imprese stabilite in Belgio e soggette all’IVA devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche strutturate. Sono esentate solo le imprese che effettuano esclusivamente operazioni esenti ai sensi dell’articolo 44 del Codice IVA (Commissione europea) e le imprese non stabilite.
Dal gennaio 2026 l’obbligo di emissione si applica alle imprese di tutte le dimensioni. Le imprese in fallimento, le imprese con operazioni esclusivamente esenti ai sensi dell’articolo 44 e le imprese in regime forfettario ai sensi dell’articolo 56 non sono tenute a emettere fatture elettroniche. Il regime forfettario termina al più tardi il 1° gennaio 2028. Il regime speciale per le piccole imprese non rientra tra le eccezioni. Le operazioni nei confronti di privati non rientrano nell’obbligo. Le imprese con partita IVA belga ma senza sede o stabile organizzazione in Belgio non rientrano nell’obbligo di emissione. L’amministrazione finanziaria applica questa limitazione dal 1° gennaio 2026 (SPF Finanze).
La fattura strutturata secondo la norma EN 16931 è obbligatoria. Il formato standard è Peppol BIS Billing 3.0 basato su UBL, stabilito dal Regio Decreto dell'8 luglio 2025 (Moniteur belge / Gazzetta ufficiale belga).
Il canale standard è Peppol. Altri canali e formati conformi alla EN 16931 sono ammessi solo se entrambe le parti sono d’accordo. L’amministrazione finanziaria raccomanda a tal fine un accordo scritto. Ciononostante, entrambe le imprese devono restare tecnicamente in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche tramite Peppol. La piattaforma statale transitoria Hermes è stata disattivata alla fine del 2025. Se un destinatario non è temporaneamente in grado di ricevere una fattura elettronica per motivi tecnici, il fornitore può emettere la fattura in un’altra forma, ad esempio come PDF. Il destinatario deve ripristinare senza indugio la propria capacità di ricezione.
Il Regio Decreto dell'8 luglio 2025 prevede, dal 1° gennaio 2026, sanzioni di 1.500 euro alla prima, 3.000 euro alla seconda e 5.000 euro a ogni ulteriore violazione, se a un’impresa mancano i mezzi tecnici per emettere o ricevere. Un’ulteriore violazione conta solo se viene accertata almeno tre mesi dopo la precedente. Restano in vigore le sanzioni già previste per fatture mancanti o errate. Senza fattura strutturata il cliente può perdere il diritto alla detrazione dell’IVA. Il periodo di tolleranza da gennaio a marzo 2026 e la tolleranza prorogata fino al 30 giugno 2026 per le fatture in regime di autofatturazione sono terminati.
Ai sensi dell’articolo 60 del Codice IVA le fatture devono essere conservate per dieci anni, a decorrere dal 1° gennaio dell’anno successivo. Il termine si applica alle imposte divenute esigibili dal 1° gennaio 2023; in precedenza era di sette anni. La conservazione deve garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto; per le fatture elettroniche ciò riguarda il file strutturato nella sua forma originale.
Da aprile 2019 Stato federale, regioni, comunità e autorità locali devono essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche (SPF BOSA). Un’amministrazione aggiudicatrice è quindi sempre pronta a ricevere; resta solo da chiarire se si applica l’obbligo di emissione.
L’obbligo di emissione è stato introdotto in modo scaglionato in base al valore dell’appalto. Si applica agli appalti pubblicati dal 1° novembre 2022 a partire dalla soglia di pubblicazione europea, agli appalti dal 1° maggio 2023 a partire da un valore di 30.000 euro e, dal 1° marzo 2024, a tutti gli altri appalti. Restano esclusi solo gli appalti con un valore stimato fino a 3.000 euro IVA esclusa (Regio Decreto del 9 marzo 2022). Le amministrazioni aggiudicatrici possono stabilire regole più severe nei documenti di gara. Le amministrazioni aggiudicatrici federali richiedono la fattura elettronica dal 1° marzo 2024 anche al di sotto dei 3.000 euro.
Per le fatture alle amministrazioni aggiudicatrici pubbliche si applica, come nel B2B, il formato Peppol BIS Billing 3.0.
Nella rete Peppol le amministrazioni aggiudicatrici pubbliche sono raggiungibili, come le imprese, tramite il loro numero d’impresa con lo schema di identificazione 0208. Se un cliente rientra nell’obbligo B2G può essere verificato nella Banca dati centrale delle imprese (BCE/KBO). Lì lo status di amministrazione aggiudicatrice è registrato tra le caratteristiche dell’impresa.
Mercurius è la piattaforma centrale per le fatture elettroniche alle amministrazioni aggiudicatrici pubbliche ed è interamente orientata alla rete Peppol. Funge da ufficio postale comune per l’amministrazione e offre un portale web per l’invio manuale e il monitoraggio dello stato (Commissione europea).
I fornitori inviano le loro fatture tramite la rete Peppol e Mercurius le inoltra all’ufficio competente. Per un collegamento da un software si tratta dello stesso canale del B2B.
Il Belgio è un mercato con obbligo e con Peppol come canale standard. Per i clienti belgi il Suo software deve generare, inviare, ricevere ed elaborare fatture elettroniche e note di credito nel formato Peppol BIS Billing 3.0. La ricezione è importante quanto l’invio, perché ogni impresa interessata deve essere pronta a ricevere.
Ogni cliente finale ha bisogno di una propria registrazione nella rete Peppol con il suo numero d’impresa a dieci cifre. Il numero d’impresa belga ha dieci cifre, di cui le ultime due costituiscono il numero di controllo (modulo 97). Un controllo del formato al momento dell’inserimento può prevenire successivi rifiuti.
Sulle fatture elettroniche l’IVA può essere arrotondata solo sull’importo totale per aliquota; l’arrotondamento per riga non è ammesso (peppolcheck.be). Se il Suo software arrotonda riga per riga e poi somma, possono nascere differenze di centesimi che portano al rifiuto. Per l’autofatturazione esiste una specifica apposita, Peppol BIS Self-Billing, per la quale il fornitore deve aver registrato il tipo di documento adatto per la ricezione.
Gli accordi divergenti su formato o canale valgono per singolo partner commerciale e vanno quindi registrati nei dati anagrafici. Per i destinatari temporaneamente non raggiungibili il Suo prodotto ha bisogno di un percorso alternativo documentato verso il PDF. Il termine di archiviazione è di dieci anni e dovrebbe essere configurabile anziché fissato nel codice.
Con l’e-reporting previsto anche il cliente dovrà comunicare i dati delle fatture. Le fatture passive dovrebbero quindi essere registrate subito dopo la ricezione; un’elaborazione cumulativa a fine mese può essere troppo tardiva.
Per accedere alla rete Peppol può realizzare un proprio Peppol Access Point oppure integrare un Access Point certificato come InvoiceRails. Se un destinatario belga è raggiungibile e quali formati supporta può essere verificato in anticipo tramite una ricerca ID Peppol.
Peppol BIS Billing 3.0 è la specifica di OpenPeppol per fatture e note di credito nella rete Peppol. Si tratta di una specifica d'uso (CIUS) della norma europea EN 16931.
Quando una fattura elettronica emessa dal Suo software viene respinta, il Suo team deve capire dal rapporto di verifica quale campo ha generato la segnalazione e chi può correggerlo.
Dal 1° gennaio 2027 le imprese con un fatturato complessivo dell'anno precedente superiore a 800.000 euro devono inviare fatture elettroniche.
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