| Data | Kogo dotyczy | Co obowiązuje |
|---|---|---|
| Kwiecień 2019 r. | Zamawiający publiczni | Obowiązek odbioru e-faktur |
| 1 marca 2024 r. | Dostawcy w zamówieniach publicznych od 3000 euro | Obowiązek wystawiania dla zamówień opublikowanych od tej daty |
| 1 stycznia 2026 r. | Przedsiębiorstwa z siedzibą w Belgii, będące podatnikami VAT | Obowiązek odbioru i wysyłki w B2B |
| 1 kwietnia 2026 r. | Wszystkie zobowiązane przedsiębiorstwa | Koniec okresu tolerancji, grzywny zaczynają obowiązywać |
| 1 stycznia 2028 r. | Dostawcy i klienci w B2B | Planowane e-raportowanie, ustawa jeszcze nieuchwalona |
| 1 lipca 2030 r. | Transgraniczne transakcje B2B w UE | Obowiązkowa e-faktura w ramach obowiązków raportowych ViDA |
Wszystkie przedsiębiorstwa z siedzibą w Belgii, będące podatnikami VAT, muszą od 1 stycznia 2026 r. być w stanie odbierać ustrukturyzowane e-faktury. Wyłączone są jedynie przedsiębiorstwa, które dokonują wyłącznie transakcji zwolnionych na podstawie art. 44 belgijskiego kodeksu VAT (Komisja Europejska), oraz przedsiębiorstwa nieposiadające siedziby w Belgii.
Obowiązek wysyłki obowiązuje od stycznia 2026 r. przedsiębiorstwa każdej wielkości. Przedsiębiorstwa w upadłości, przedsiębiorstwa dokonujące wyłącznie transakcji zwolnionych na podstawie art. 44 oraz przedsiębiorstwa objęte ryczałtem na podstawie art. 56 nie muszą wystawiać e-faktur. Ryczałt wygasa najpóźniej 1 stycznia 2028 r. Szczególna procedura dla małych przedsiębiorstw nie należy do wyjątków. Transakcje z osobami prywatnymi nie są objęte obowiązkiem. Przedsiębiorstwa z belgijskim numerem VAT, ale bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Belgii, nie podlegają obowiązkowi wysyłki. Administracja skarbowa stosuje to ograniczenie od 1 stycznia 2026 r. (Federalna Służba Publiczna Finansów, FÖD Finanzen).
Obowiązkowa jest faktura ustrukturyzowana zgodna z normą EN 16931. Standardowym formatem jest Peppol BIS Billing 3.0 oparty na UBL, określony w dekrecie królewskim z 8 lipca 2025 r. (Belgijski Dziennik Urzędowy).
Standardowym kanałem jest Peppol. Inne kanały i formaty zgodne z EN 16931 są dopuszczalne tylko wtedy, gdy obie strony wyrażą zgodę. Administracja skarbowa zaleca w tym celu pisemne porozumienie. Mimo to oba przedsiębiorstwa muszą pozostać technicznie zdolne do wysyłania i odbierania e-faktur przez Peppol. Państwowa platforma przejściowa Hermes została wyłączona pod koniec 2025 r. Jeśli odbiorca tymczasowo z przyczyn technicznych nie może odebrać e-faktury, dostawca może wystawić fakturę w innej formie, na przykład jako PDF. Odbiorca musi niezwłocznie przywrócić zdolność odbioru.
Dekret królewski z 8 lipca 2025 r. przewiduje od 1 stycznia 2026 r. grzywny w wysokości 1500 euro za pierwsze, 3000 euro za drugie i 5000 euro za każde kolejne naruszenie, jeśli przedsiębiorstwu brakuje środków technicznych do wystawiania lub odbierania e-faktur. Kolejne naruszenie liczy się dopiero wtedy, gdy zostanie stwierdzone co najmniej trzy miesiące po poprzednim. Dotychczasowe grzywny za brakujące lub błędne faktury nadal obowiązują. Bez faktury ustrukturyzowanej klient może utracić prawo do odliczenia VAT naliczonego. Okres tolerancji od stycznia do marca 2026 r. oraz przedłużona tolerancja dla faktur w procedurze samofakturowania do 30 czerwca 2026 r. dobiegły końca.
Zgodnie z art. 60 belgijskiego kodeksu VAT faktury należy przechowywać przez dziesięć lat, licząc od 1 stycznia roku następnego. Termin ten dotyczy podatków, które stały się wymagalne od 1 stycznia 2023 r., wcześniej było to siedem lat. Przechowywanie musi zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści, a w przypadku e-faktur dotyczy to pliku ustrukturyzowanego w jego oryginalnej postaci.
Od kwietnia 2019 r. państwo, regiony, wspólnoty i władze lokalne muszą być w stanie odbierać i przetwarzać e-faktury (Federalna Służba Publiczna Polityki i Wsparcia, FÖD BOSA). Zamawiający publiczny jest więc zawsze gotowy do odbioru, do wyjaśnienia pozostaje tylko, czy obowiązuje obowiązek wystawiania.
Obowiązek wystawiania wprowadzano etapami według wartości zamówienia. Obowiązuje on dla zamówień opublikowanych od 1 listopada 2022 r. powyżej europejskiego progu publikacji, dla zamówień od 1 maja 2023 r. o wartości od 30 000 euro, a od 1 marca 2024 r. dla wszystkich pozostałych zamówień. Wyłączone pozostają jedynie zamówienia o szacunkowej wartości do 3000 euro bez VAT (dekret królewski z 9 marca 2022 r.). Zamawiający mogą w dokumentach zamówienia określić surowsze zasady. Federalni zamawiający wymagają e-faktury od 1 marca 2024 r. także poniżej 3000 euro.
Dla faktur kierowanych do zamawiających publicznych obowiązuje, tak jak w B2B, format Peppol BIS Billing 3.0.
Zamawiający publiczni są w sieci Peppol osiągalni tak jak przedsiębiorstwa, za pomocą numeru przedsiębiorstwa ze schematem identyfikatora 0208. To, czy klient podlega obowiązkowi B2G, można sprawdzić w Centralnej Bazie Danych Przedsiębiorstw (KBO/BCE). Status zamawiającego publicznego jest tam wpisany we właściwościach przedsiębiorstwa.
Mercurius to centralna platforma e-faktur dla zamawiających publicznych, w pełni dostosowana do sieci Peppol. Służy administracji jako wspólna skrzynka podawcza i oferuje portal internetowy do ręcznego składania faktur i śledzenia statusu (Komisja Europejska).
Dostawcy wysyłają faktury przez sieć Peppol, a Mercurius przekazuje je do właściwej jednostki. W przypadku połączenia z poziomu oprogramowania jest to ta sama droga co w B2B.
Belgia jest rynkiem z obowiązkiem e-faktury, na którym standardowym kanałem jest Peppol. Państwa oprogramowanie musi dla belgijskich klientów tworzyć, wysyłać, odbierać i przetwarzać e-faktury i noty uznaniowe (credit notes) w formacie Peppol BIS Billing 3.0. Odbiór jest przy tym równie ważny jak wysyłka, ponieważ każde objęte obowiązkiem przedsiębiorstwo musi być gotowe do odbioru.
Każdy klient końcowy potrzebuje własnej rejestracji w sieci Peppol pod swoim dziesięciocyfrowym numerem przedsiębiorstwa. Belgijski numer przedsiębiorstwa ma dziesięć cyfr, z których dwie ostatnie stanowią cyfrę kontrolną (modulo 97). Sprawdzenie formatu przy wprowadzaniu danych może zapobiec późniejszym odrzuceniom.
VAT na e-fakturach może być zaokrąglany wyłącznie od kwoty łącznej dla każdej stawki podatku, zaokrąglanie dla każdej pozycji nie jest dopuszczalne (peppolcheck.be). Jeśli Państwa oprogramowanie zaokrągla pozycje, a następnie je sumuje, mogą powstać różnice groszowe prowadzące do odrzucenia. Dla procedury samofakturowania istnieje osobna specyfikacja Peppol BIS Self-Billing, w której dostawca musi mieć zgłoszony odpowiedni typ dokumentu do odbioru.
Odmienne uzgodnienia dotyczące formatu lub kanału obowiązują dla każdego partnera biznesowego z osobna i dlatego należą do danych podstawowych. Dla odbiorców, którzy są tymczasowo nieosiągalni, Państwa produkt potrzebuje udokumentowanej ścieżki awaryjnej w postaci PDF. Okres archiwizacji wynosi dziesięć lat i powinien być konfigurowalny, a nie zapisany na stałe w kodzie.
W ramach planowanego e-raportowania dane z faktur ma zgłaszać także klient. Faktury przychodzące powinny więc być rejestrowane niezwłocznie po wpłynięciu, a zbiorcze przetwarzanie na koniec miesiąca może być na to za późne.
Aby połączyć się z siecią Peppol, mogą Państwo zbudować własny Peppol Access Point albo zintegrować certyfikowany Access Point, taki jak InvoiceRails. To, czy belgijski odbiorca jest osiągalny i jakie formaty obsługuje, można wcześniej sprawdzić w wyszukiwarce Peppol ID.
Peppol BIS Billing 3.0 to specyfikacja OpenPeppol dla faktur i not uznaniowych w sieci Peppol. Jest to specyfikacja użycia (CIUS) europejskiej normy EN 16931. Każda faktura zgodna z BIS Billing 3.
Gdy e-faktura z Państwa oprogramowania zostaje odrzucona, zespół musi na podstawie raportu z walidacji ustalić, które pole wywołało komunikat i kto może je poprawić.
Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorstwa w Niemczech, których łączny obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 euro, muszą wysyłać e-faktury.
Prosimy porozmawiać bezpośrednio z zespołami stojącymi za naszymi produktami. Bez prezentacji sprzedażowych i zbędnych procesów sprzedaży.
