| Dato | Hvem berøres | Hva gjelder |
|---|---|---|
| April 2019 | Offentlige oppdragsgivere | Plikt til å kunne motta e-fakturaer |
| 1. mars 2024 | Leverandører i offentlige oppdrag fra 3 000 euro | Utstedelsesplikt for oppdrag kunngjort fra denne datoen |
| 1. januar 2026 | Merverdiavgiftspliktige bedrifter etablert i Belgia | Mottaks- og utstedelsesplikt i B2B |
| 1. april 2026 | Alle pliktige bedrifter | Slutt på toleranseperioden, bøter gjelder |
| 1. januar 2028 | Leverandører og kunder i B2B | Planlagt e-rapportering, loven er ennå ikke vedtatt |
| 1. juli 2030 | Grensekryssende B2B-omsetning i EU | Obligatorisk e-faktura innenfor ViDA-rapporteringspliktene |
Alle merverdiavgiftspliktige bedrifter etablert i Belgia må siden 1. januar 2026 kunne motta strukturerte e-fakturaer. Unntatt er bare bedrifter som utelukkende har omsetning som er fritatt etter artikkel 44 i den belgiske merverdiavgiftsloven (Europakommisjonen), og bedrifter som ikke er etablert i Belgia.
Utstedelsesplikten gjelder siden januar 2026 for bedrifter av alle størrelser. Bedrifter under konkursbehandling, bedrifter som utelukkende har fritatt omsetning etter artikkel 44, og bedrifter i sjablongordningen etter artikkel 56 trenger ikke utstede e-faktura. Sjablongordningen opphører senest 1. januar 2028. Særordningen for småbedrifter er ikke blant unntakene. Salg til privatpersoner omfattes ikke av plikten. Bedrifter med belgisk merverdiavgiftsnummer, men uten sete eller fast forretningssted i Belgia, omfattes ikke av utstedelsesplikten. Skattemyndighetene har praktisert denne avgrensningen siden 1. januar 2026 (FOD Financiën / SPF Finances).
Strukturert faktura etter standarden EN 16931 er obligatorisk. Standardformatet er Peppol BIS Billing 3.0 basert på UBL, fastsatt i kongelig resolusjon av 8. juli 2025 (Belgias statstidende, Moniteur belge).
Standardkanalen er Peppol. Andre kanaler og formater etter EN 16931 er bare tillatt hvis begge parter samtykker. Skattemyndighetene anbefaler en skriftlig avtale om dette. Likevel må begge bedrifter fortsatt være teknisk i stand til å sende og motta e-fakturaer via Peppol. Den statlige overgangsplattformen Hermes ble stengt ved utgangen av 2025. Hvis en mottaker midlertidig ikke kan motta e-faktura av tekniske årsaker, kan leverandøren utstede fakturaen i en annen form, for eksempel som PDF. Mottakeren må gjenopprette mottaksevnen uten opphold.
Den kongelige resolusjonen av 8. juli 2025 fastsetter fra 1. januar 2026 bøter på 1 500 euro ved første, 3 000 euro ved andre og 5 000 euro ved hver ytterligere overtredelse dersom en bedrift mangler de tekniske midlene til å utstede eller motta. En ny overtredelse teller først når den blir konstatert minst tre måneder etter den forrige. De tidligere bøtene for manglende eller feilaktige fakturaer gjelder fortsatt. Uten strukturert faktura kan kunden miste fradragsretten for inngående merverdiavgift. Toleranseperioden fra januar til mars 2026 og den forlengede toleransen for fakturaer i selvfaktureringsordningen frem til 30. juni 2026 er avsluttet.
Fakturaer skal etter artikkel 60 i den belgiske merverdiavgiftsloven oppbevares i ti år, regnet fra 1. januar året etter. Fristen gjelder for avgift som har forfalt siden 1. januar 2023, før det var den sju år. Oppbevaringen må sikre opprinnelsens ekthet og innholdets integritet. For e-fakturaer gjelder dette den strukturerte filen i sin opprinnelige form.
Siden april 2019 må staten, regionene, fellesskapene og lokale myndigheter kunne motta og behandle e-fakturaer (FOD BOSA). En offentlig oppdragsgiver er dermed alltid klar til å motta, og det eneste som må avklares, er om utstedelsesplikten gjelder.
Utstedelsesplikten ble innført trinnvis etter oppdragsverdi. Den gjelder for oppdrag kunngjort fra 1. november 2022 over den europeiske kunngjøringsterskelen, for oppdrag fra 1. mai 2023 med en verdi fra 30 000 euro og siden 1. mars 2024 for alle øvrige oppdrag. Unntatt er bare oppdrag med en anslått verdi på inntil 3 000 euro eksklusive merverdiavgift (kongelig resolusjon av 9. mars 2022). Oppdragsgivere kan fastsette strengere regler i konkurransegrunnlaget. Føderale oppdragsgivere krever e-faktura siden 1. mars 2024 også under 3 000 euro.
For fakturaer til offentlige oppdragsgivere gjelder, som i B2B, formatet Peppol BIS Billing 3.0.
Offentlige oppdragsgivere kan i Peppol-nettverket nås på samme måte som bedrifter, via foretaksnummeret med identifikatorskjemaet 0208. Om en kunde omfattes av B2G-plikten, kan kontrolleres i den sentrale foretaksdatabasen (KBO/BCE). Der er statusen som offentlig oppdragsgiver registrert blant foretakets egenskaper.
Mercurius er den sentrale plattformen for e-fakturaer til offentlige oppdragsgivere og er fullt ut innrettet mot Peppol-nettverket. Den fungerer som felles postmottak for forvaltningen og tilbyr en nettportal for manuell innsending og statusoppfølging (Europakommisjonen).
Leverandører sender fakturaene sine via Peppol-nettverket, og Mercurius videresender dem til riktig instans. For en tilkobling fra en programvare er dette den samme veien som i B2B.
Belgia er et pliktmarked med Peppol som standardkanal. Programvaren din må for belgiske kunder kunne opprette, sende, motta og behandle e-fakturaer og kreditnotaer i formatet Peppol BIS Billing 3.0. Mottak er like viktig som sending, fordi alle berørte bedrifter må være klare til å motta.
Hver sluttkunde trenger en egen registrering i Peppol-nettverket under sitt tisifrede foretaksnummer. Det belgiske foretaksnummeret har ti sifre, der de to siste er kontrollsifre (modulo 97). En formatkontroll ved registrering kan forhindre senere avvisninger.
Merverdiavgiften på e-fakturaer kan bare avrundes på totalbeløpet per avgiftssats, avrunding per linje er ikke tillatt (peppolcheck.be). Hvis programvaren din avrunder linje for linje og deretter summerer, kan det oppstå øreavvik som fører til avvisning. For selvfakturering finnes det en egen spesifikasjon, Peppol BIS Self-Billing, der leverandøren må ha registrert den riktige dokumenttypen for mottak.
Avvikende avtaler om format eller kanal gjelder per forretningspartner og hører derfor hjemme i stamdataene. For mottakere som midlertidig ikke kan nås, trenger produktet ditt en dokumentert reserveløsning med PDF. Arkivfristen er ti år og bør kunne konfigureres i stedet for å være hardkodet.
Med den planlagte e-rapporteringen skal også kunden rapportere fakturadata. Inngående fakturaer bør derfor registreres kort tid etter mottak, en samlet behandling ved månedsslutt kan være for sent.
For veien inn i Peppol-nettverket kan du bygge ditt eget Peppol Access Point eller integrere et sertifisert Access Point som InvoiceRails. Om en belgisk mottaker kan nås og hvilke formater den støtter, kan du kontrollere på forhånd med et Peppol-ID-søk.
Peppol BIS Billing 3.0 er OpenPeppols spesifikasjon for fakturaer og kreditnotaer i Peppol-nettverket. Den er en bruksspesifikasjon (CIUS) av den europeiske standarden EN 16931.
Når en e-faktura fra programvaren din blir avvist, må teamet ditt bruke valideringsrapporten til å finne ut hvilket felt som utløste meldingen, og hvem som kan rette det.
Fra 1. januar 2027 må bedrifter i Tyskland med mer enn 800 000 euro i samlet omsetning året før sende e-fakturaer.
Snakk direkte med teamene bak produktene våre. Uten pitch-deck og unødvendige salgsprosesser.
