| Datum | Voor wie geldt het | Wat geldt er |
|---|---|---|
| 1 januari 2025 | Alle binnenlandse B2B-bedrijven | Ontvangstplicht voor e-facturen |
| 1 januari 2027 | Bedrijven met meer dan 800.000 euro totale omzet in het voorgaande jaar | Verzendplicht, fase 1 |
| 1 januari 2028 | Alle overige binnenlandse B2B-transacties | Verzendplicht, fase 2 |
| 1 juli 2030 | Grensoverschrijdende B2B-transacties in de EU | Verplichte e-factuur in het kader van de ViDA-meldingsplichten |
Alle binnenlandse B2B-bedrijven moeten sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. Voor de ontvangst alleen gold geen overgangstermijn.
De verzendplicht geldt gefaseerd naar omzet. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met meer dan 800.000 euro totale omzet in het voorgaande jaar e-facturen verzenden; vanaf 1 januari 2028 geldt dat voor alle overige binnenlandse B2B-transacties.
Verplicht is de gestructureerde factuur volgens de norm EN 16931. Veelgebruikte profielen zijn XRechnung en ZUGFeRD vanaf het profiel EN 16931, Factur-X en Peppol BIS Billing. Ze zijn gebaseerd op de twee syntaxen UBL en CII. Een pdf zonder ingebedde gestructureerde gegevensset voldoet niet aan de eis van het gestructureerde formaat.
Wettelijk is tot nu toe geen bepaalde verzendroute voorgeschreven. Peppol is een toegestane route. Andere kanalen zijn mogelijk, mits het formaat aan de norm voldoet en beide partijen de route accepteren. EDI-procedures blijven onder voorwaarden ook na 2028 bruikbaar.
Gestructureerde e-facturen moeten acht jaar worden bewaard. De termijn is in 2025 verlaagd van tien naar acht jaar.
De plicht om e-facturen uit te reiken aan de federale overheid bestaat sinds 27 november 2020. De ontvangstplicht van de overheid ging eerder in: op federaal niveau vanaf 2018, op deelstaat- en gemeentelijk niveau vanaf 2020.
Voor facturen aan de overheid geldt het formaat XRechnung.
Facturen aan de overheid worden geadresseerd via de Leitweg-ID. Die geldt alleen voor de overheid in het B2G-domein, niet voor B2B.
De indiening verloopt via het centrale factuurontvangstplatform van de federale overheid (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, ZRE) en via OZG-RE.
De federale overheid neemt e-facturen via Peppol in ontvangst. Bij de deelstaten is de ondersteuning niet uniform, omdat elke deelstaat zijn factuurontvangst zelf organiseert. Sommige deelstaten zijn bereikbaar via het federale platform OZG-RE, andere exploiteren eigen deelstaatportalen. Een actueel overzicht per deelstaat wordt bijgehouden door het inkoopbureau van het Duitse ministerie van Binnenlandse Zaken (Beschaffungsamt des BMI).
Voor uw software volgen hieruit twee taken. Het ontvangen en verwerken van gestructureerde e-facturen volgens EN 16931 moet sinds 2025 werken.
Het aanmaken en verzenden wordt met de fasen 2027 en 2028 verplicht voor uw klanten. Als u de volledige factuurstroom afdekt, kan dat een sterk verkoopargument zijn tegenover leveranciers die alleen kunnen ontvangen.
Voor de route naar het Peppol-netwerk kunt u een eigen Peppol Access Point opzetten of een gecertificeerd Access Point, zoals InvoiceRails, integreren. Welke route beter is, hangt af van uw middelen en uw planning.
Peppol BIS Billing 3.0 is de specificatie van OpenPeppol voor facturen en creditnota's in het Peppol-netwerk. Ze is een toepassingsspecificatie (CIUS) van de Europese norm EN 16931.
Als een e-factuur uit uw software wordt afgewezen, moet uw team aan de hand van het controlerapport achterhalen welk veld de melding heeft veroorzaakt en wie het kan corrigeren.
In België is de gestructureerde e-factuur in B2B sinds 1 januari 2026 tegelijk verplicht voor verzending en ontvangst, zonder fasering naar bedrijfsgrootte.
Spreek rechtstreeks met de teams achter onze producten. Zonder pitchdeck en onnodige salesprocessen.
