| Datum | Voor wie geldt dit? | Wat is van toepassing? |
|---|---|---|
| 1 januari 2025 | Alle binnenlandse B2B-bedrijven | Verplichte ontvangst van e-facturen |
| 1 januari 2027 | Bedrijven met een totale omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar | Verplichte verzending, fase 1 |
| 1 januari 2028 | Alle overige binnenlandse B2B-transacties | Verplichte verzending, fase 2 |
| 1 juli 2030 | Grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU | Verplichte e-facturering als onderdeel van de ViDA-rapportageverplichtingen |
Alle binnenlandse B2B-bedrijven moeten sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. Er was geen overgangsperiode voor alleen ontvangst van facturen.
De verzendverplichting geldt gefaseerd op basis van omzet. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een totale omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar e-facturen verzenden. Vanaf 1 januari 2028 geldt dit voor alle overige binnenlandse B2B-transacties.
Het verplichte formaat is een gestructureerde factuur die voldoet aan de EN 16931-norm. Veelgebruikte profielen zijn XRechnung en ZUGFeRD vanaf het EN 16931-profiel, Factur-X en Peppol BIS Billing. Ze zijn gebaseerd op de twee syntaxisen UBL en CII. Een PDF zonder ingebed gestructureerd gegevenssrecord voldoet niet aan de vereiste voor een gestructureerd formaat.
Er is momenteel wettelijk geen specifieke verzendmethode voorgeschreven. Peppol is een toegestane methode. Andere kanalen zijn mogelijk zolang het formaat voldoet aan de norm en beide partijen de verzendmethode accepteren. EDI-procedures kunnen ook na 2028 onder bepaalde voorwaarden blijven worden gebruikt.
Gestructureerde e-facturen moeten acht jaar worden bewaard. De bewaartermijn is in 2025 verkort van tien naar acht jaar.
De verplichting om e-facturen uit te geven aan de federale overheid bestaat sinds 27 november 2020. De verplichting van de overheid om e-facturen te ontvangen begon eerder: op federaal niveau vanaf 2018 en op deelstaat en gemeentelijk niveau vanaf 2020.
Voor facturen aan de openbare overheid geldt het formaat XRechnung.
Facturen aan de openbare overheid worden geadresseerd met behulp van de Leitweg-ID. Deze geldt alleen voor de openbare overheid in de B2G-sector, niet voor B2B-transacties.
De indiening verloopt via het Federale Centrale Factuurindieningsplatform (ZRE) en OZG-RE.
De federale overheid ontvangt e-facturen via Peppol. Ondersteuning op deelstaatniveau is niet uniform omdat elke deelstaat zijn factuurontvangst zelf organiseert. Sommige deelstaten zijn bereikbaar via het federale OZG-RE-platform, andere hebben hun eigen deelstaatportalen. Een actueel overzicht per deelstaat wordt bijgehouden door het Federale Kantoor voor Uitrapping, Informatietechnologie en Ondersteuning van het Federale Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Voor uw software volgen hieruit twee taken. Het ontvangen en verwerken van gestructureerde e-facturen volgens EN 16931 moet sinds 2025 werken.
Het aanmaken en verzenden wordt met de fasen 2027 en 2028 verplicht voor uw klanten. Als u de volledige factuurstroom afdekt, kan dat een sterk verkoopargument zijn tegenover leveranciers die alleen kunnen ontvangen.
Voor de route naar het Peppol-netwerk kunt u een eigen Peppol Access Point opzetten of een gecertificeerd Access Point, zoals InvoiceRails, integreren. Welke route beter is, hangt af van uw middelen en uw planning.
Nee. De wetgever schrijft geen specifieke verzendmethode voor. Peppol is een van de verschillende toegestane methoden. Wat belangrijk is, is dat het formaat voldoet aan de EN 16931-norm.
Vergeleken met verzending via email verstuurt Peppol de factuur versleuteld en digitaal ondertekend via gecertificeerde Access Points, waardoor de afzender en de inhoud duidelijk kunnen worden geïdentificeerd en eventuele wijzigingen tijdens de verzending kunnen worden gedetecteerd.
Peppol BIS Billing 3.0 is de specificatie van OpenPeppol voor facturen en creditnota's in het Peppol-netwerk. Ze is een toepassingsspecificatie (CIUS) van de Europese norm EN 16931.
Als een e-factuur uit uw software wordt afgewezen, moet uw team aan de hand van het controlerapport achterhalen welk veld de melding heeft veroorzaakt en wie het kan corrigeren.
In België is de gestructureerde e-factuur in B2B sinds 1 januari 2026 tegelijk verplicht voor verzending en ontvangst, zonder fasering naar bedrijfsgrootte.
Spreek rechtstreeks met de teams achter onze producten. Geen pitchdeck en geen onnodige verkoopprocessen.
