| Datum | Wer ist betroffen | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2014 | Vertragspartner der Bundesverwaltung | Pflicht zur strukturierten E-Rechnung an den Bund |
| offen | Inländische B2B-Umsätze | Keine nationale Pflicht, kein veröffentlichter Zeitplan |
| 1. Juli 2030 | Grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU | Verpflichtende E-Rechnung im Rahmen der ViDA-Meldepflichten |
Es gibt keine. Österreichische Unternehmen können strukturierte E-Rechnungen ablehnen und Papier oder PDF verlangen.
Es gibt keine. Eine Ausweitung auf den B2B-Bereich wird diskutiert, aber ein konkreter Zeitplan liegt bisher nicht vor.
Eine elektronische Rechnung ist nach § 11 Abs 2 öUStG nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Die Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa durch eine widerspruchslose Bezahlung. Der Gesetzestext ist über das Rechtsinformationssystem des Bundes abrufbar.
Frei vereinbar. Ein PDF bleibt im österreichischen B2B eine gültige Rechnung, auch wenn es keine strukturierte E-Rechnung ist. Verbreitete strukturierte Formate sind ebInterface und Formate basierend auf UBL 2.1, beide sind auf die Norm EN 16931 abgestimmt.
Es gibt keine vorgeschriebenen Wege zur Übermittlung von E-Rechnungen. Peppol ist ein zugelassener Weg, aber keine Pflicht.
Belege, Bücher und Aufzeichnungen sind nach § 132 Abs 1 BAO sieben Jahre aufzubewahren. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen. Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken sieht das Umsatzsteuergesetz verlängerte Fristen von bis zu 22 Jahren vor. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe über die gesamte Frist gewährleistet ist.
Vertragspartner der Bundesverwaltung müssen ihre Rechnungen seit dem 1. Januar 2014 strukturiert elektronisch einbringen. Rechtsgrundlage ist § 5 des IKT-Konsolidierungsgesetzes. Ausländische Vertragspartner sind nach § 5 Abs 3 nur nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten verpflichtet. Ein ausländisches Unternehmen mit Betriebsstätte in Österreich gilt dagegen als inländischer Vertragspartner.
Der Bund akzeptiert ebInterface in den Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 sowie UBL 2.1. ebInterface ist der österreichische XML-Standard und wird von AustriaPro gepflegt, einem Verein der Wirtschaftskammer Österreich.
Rechnungen an den Bund brauchen eine Auftragsreferenz. Sie ist ein Pflichtfeld und wird in ebInterface über InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID übertragen, in UBL über die entsprechenden Referenzfelder. Ist die Auftragsreferenz eine zehnstellige Bestellnummer, muss zusätzlich je Rechnungszeile die passende Bestellpositionsnummer angegeben werden. Im Peppol-Netzwerk werden österreichische Verwaltungsstellen über das Kennungsschema 9915 adressiert, Unternehmen über 9914 mit der österreichischen UID. Beide Schemata sind in der Peppol-Codeliste einsehbar.
Die Einbringung läuft über das Unternehmensserviceportal (USP) und die Plattform e-Rechnung.gv.at, beide betrieben vom Bundesrechenzentrum. Einbringende Unternehmen brauchen eine einmalige Registrierung im USP. Die Bundesbeschaffung GmbH betreibt zusätzlich ein eigenes, an das USP angebundenes Rechnungsportal.
Möglich sind die manuelle Erfassung im Online-Formular, der Upload einer Rechnungsdatei, die automatische Übermittlung per Webservice und die Zustellung über das Peppol-Netzwerk. Für eine Anbindung aus einer Software heraus kommen der Webservice und Peppol infrage. Nicht konforme Rechnungen werden automatisiert zurückgewiesen und gelten als nicht eingebracht.
Auf Ebene der Bundesländer und Gemeinden besteht keine gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen. Einzelne Stellen schließen sich freiwillig der Bundesplattform an, andere betreiben eigene Wege. Die Erreichbarkeit einer konkreten Stelle sollte deshalb abgefragt und nicht im Produkt fest hinterlegt werden.
Österreich ist kein Pflichtmarkt, aber ein Anschlussmarkt. Wer bereits über Peppol sendet und empfängt, erreicht den österreichischen Bund über dieselbe Anbindung und muss vor allem länderspezifische Felder ergänzen.
Die Auftragsreferenz ist ein Pflichtfeld mit eigenen Regeln und lässt sich nicht aus einem allgemeinen Referenzfeld befüllen. Die Archivfrist liegt bei sieben Jahren. Beides sollte pro Land konfigurierbar sein statt fest im Code hinterlegt.
Im österreichischen B2B bleibt die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Ihr Produkt braucht daher einen belastbaren Rückfallweg auf PDF und idealerweise eine Stelle, an der die Zustimmung je Geschäftspartner hinterlegt ist.
Für den Weg ins Peppol-Netzwerk können Sie einen eigenen Peppol Access Point aufbauen oder einen zertifizierten Access Point, wie InvoiceRails, einbinden. Ob ein österreichischer Empfänger erreichbar ist und welche Formate er unterstützt, lässt sich vorab über eine Peppol-ID-Suche prüfen.
Peppol BIS Billing 3.0 ist die Spezifikation von OpenPeppol für Rechnungen und Rechnungskorrekturen im Peppol-Netzwerk. Sie ist eine Anwendungsspezifikation (CIUS) der europäischen Norm EN 16931.
Wenn eine E-Rechnung aus Ihrer Software abgelehnt wird, muss Ihr Team anhand des Prüfberichts herausfinden, welches Feld die Meldung ausgelöst hat und wer es korrigieren kann.
In Belgien ist die strukturierte E-Rechnung im B2B seit dem 1. Januar 2026 Pflicht für den Versand und Empfang zugleich, ohne Staffelung nach Unternehmensgröße.
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