Emails als Eingangskanal nutzen
Ihre Kunden senden Belege, Anfragen oder Aufträge an eine Adresse, die Ihre Software kennt.
E-Mail-Eingang als Embedded-Service für Software
E-Mails in Ihrer Software empfangen, ohne Eigenbau
Sie vergeben die E-Mail-Adressen, CatchMail übernimmt den Eingang: Der Dienst wertet die Absenderprüfungen des Mailservers aus, filtert nach Ihren Regeln, speichert Nachrichten und Anhänge vollständig und liefert sie per HTTP an Ihr System. Seit September 2025 nutzen wir CatchMail produktiv für die Belegzustellung in GetMyInvoices. Seit Sommer 2026 kommt ein Ticketsystem hinzu, das aus jeder eingehenden E-Mail einen Vorgang erstellt. Beide Produkte stammen aus unserem eigenen Haus.
Der Aufwand einer eigenen Lösung zeigt sich oft erst im Betrieb: Eine echte E-Mail besteht DKIM, fällt aber bei SPF durch. Anhänge aus einer Reply-all-Kette verhindern die Weitergabe. Ein Zielsystem meldet 502, und die fehlende Zustellung bleibt unbemerkt. Diese Fälle haben wir selbst erlebt und die Lösungen dafür in CatchMail aufgenommen.
CatchMail · Weg einer Nachricht
Eingang an einer Adresse, die Sie vergeben
Angenommen
SPF und DKIM getrennt ausgewertet
SPF ✗ · DKIM ✓
Regeln greifen vor Ihrem Prozess
durchgelassen
MIME-Original und Anhänge abgelegt
Prüfsumme
Zustellung an Ihren Endpunkt
502
Wiederholung im Zehn-Sekunden-Takt
Zugestellt
- Produktivbetrieb seit September 2025
- Zwei angebundene Systeme
- Wöchentlicher Release-Takt
- Tägliche automatisierte End-to-End-Tests
Wann CatchMail zu Ihrem Produkt passt
Ihr Produkt soll Emails empfangen, ohne dass Ihr Team den technischen Eingang selbst entwickeln und betreiben muss. Dafür ist CatchMail gedacht.
Aufwendige Filterlogik nicht selbst bauen
Blacklists, Whitelists, Spam-Bewertung und die getrennte Auswertung von SPF und DKIM brauchen mehr als ein einzelnes Entwicklungsticket. CatchMail deckt diese Aufgaben ab.
Das vollständige Original behalten
Sie erhalten eine nachvollziehbare Ablage des vollständigen MIME-Originals mit allen Headern und jedem Anhang, nicht nur dem Nachrichtentext.
Kurze Ausfälle bei der Zustellung abfangen
Wenn Ihr System vorübergehend nicht antwortet, brauchen Sie Zustellwiederholungen, Statusverfolgung und die Möglichkeit, die Zustellung manuell neu zu starten.
Was CatchMail für Ihren E-Mail-Eingang übernimmt
Emails an eigenen Eingangsadressen empfangen
Sie legen die Adressen fest, wir nehmen die Emails entgegen. Vor der Verarbeitung prüfen wir jede eingehende Nachricht gegen die Signatur unseres Mail-Providers. Ohne gültige Signatur antwortet CatchMail mit 403 und verarbeitet die Nachricht nicht. Eine zusätzliche Prüfung der Empfängeradresse können Sie zuschalten.
CatchMail ruft keine fremden Postfächer ab. Sollen Ihre Nutzer bestehende Gmail-, Microsoft-365- oder IMAP-Konten verbinden, nutzen Sie dafür MailTacle.
Nach Ihren Regeln filtern
Freigabe-, Ausschluss- und Spam-Regeln entscheiden vor Ihrem Prozess, welche Nachrichten weitergegeben werden. Sie berücksichtigen Absender, Empfänger, Betreff, Kopfzeilen und Nachrichtentext. Auch das Vorhandensein eines Anhangs kann als Bedingung dienen. SPF und DKIM werden getrennt ausgewertet, nicht zu einem Sammelurteil zusammengefasst: Legitime Geschäftspost besteht häufig nur eine der beiden Prüfungen.
CatchMail trifft die technische Entscheidung zur Weitergabe. Die fachliche Bewertung des Inhalts bleibt in Ihrer Anwendung.
Nachrichten vollständig und nachvollziehbar ablegen
Wir speichern das vollständige MIME-Original und erfassen alle Kopfzeilen separat als Metadaten. Original und Anhänge liegen gemeinsam an einem eigenen, per Prüfsumme bestimmten Ablageort im Objektspeicher. Jede Nachricht hat ein lückenloses Änderungsprotokoll und lässt sich über die Message-ID filtern. Standardmäßig wird sie nach 45 Tagen archiviert und kann von dort zurückgeholt werden. Die EML-Datei wird nach 90 Tagen gelöscht, der Datensatz nach 365 Tagen physisch entfernt. Diese Fristen stimmen wir mit Ihnen ab und passen sie bei Bedarf an.
So binden Sie CatchMail in Ihre Anwendung ein
Eingangsadressen und Zielsystem festlegen
Sie legen fest, welche Adressen Emails empfangen und an welche URL wir zustellen. Das Ziel ist eine frei konfigurierbare HTTPS-Adresse. Nutzlast, Absicherung und Statusrückmeldung stimmen wir auf Ihre Integration ab, wie bei unseren beiden bestehenden Anbindungen.
Regelwerk aufsetzen
Wir richten Blacklists, Whitelists und Spam-Schwellen für Ihren Eingang ein. Die Whitelist bleibt dabei ein Notfallweg. Müssen Nachrichten dauerhaft an der Prüfung vorbeigeleitet werden, sollte in der Regel das Regelwerk angepasst werden, statt immer neue Ausnahmen anzulegen.
Empfang und Ablage laufen automatisch
CatchMail nimmt jede Nachricht an, prüft sie, legt sie ab und plant die Zustellung ein. Empfang und Ablage laufen ab diesem Punkt automatisch.
Zustellversuche verbindlich festlegen
Die Zustellung erfolgt per HTTP. Standardmäßig sind bis zu zwölf Versuche im Abstand von zehn Sekunden vorgesehen; beide Werte lassen sich anpassen. Den Umgang mit einzelnen Antwortcodes legen wir je Anbindung fest. In unseren beiden bestehenden Integrationen wird etwa bei 502 ein weiterer Versuch gestartet, bei 4xx dagegen nicht: Ein Client-Fehler wird durch Warten nicht behoben. So ist das Zustellverhalten für Ihr Team klar definiert.
Störungen erkennen und Zustellungen neu starten
Im Dashboard sehen Sie die Status Received, Pushed, Push failed und Spam. Sie können Fehlerdetails einsehen, fehlgeschlagene Zustellungen einzeln oder gesammelt neu starten und Filter als Ansicht speichern. Bricht das Mailvolumen ein, erhalten Sie einen Alarm per Slack und E-Mail, damit Sie reagieren können, bevor Kunden die Störung melden. Diese Überwachung haben wir nach einem entsprechenden Vorfall im eigenen Produktivbetrieb eingeführt.
Für Technologieunternehmen mit E-Mail-basierten Produktfunktionen
Softwareanbieter, SaaS- und Plattformbetreiber
Sie entwickeln Software, ein SaaS-Angebot oder eine Plattform und möchten E-Mail als Eingangskanal in Ihr Produkt aufnehmen. CatchMail richtet sich an Ihre Produkt-, Engineering- und Integrationsteams.
Interne Produktteams größerer Unternehmen
Sie brauchen einen gemeinsamen E-Mail-Eingang für mehrere Anwendungen. So setzen wir CatchMail selbst ein: Eine Instanz bedient mehrere Mandanten und ordnet Nachrichten über einen Empfänger-Lookup zu.
Die Betriebsoberfläche steht auf Deutsch und Englisch zur Verfügung, mit Rollenmodell und dokumentierter Rechtematrix. Bei der Einrichtung klären wir, ob Ihr Team eigene Zugänge erhält oder wir den Betrieb übernehmen.
Was wir übernehmen und was bei Ihnen bleibt
| CatchMail übernimmt | Ihre Anwendung übernimmt |
|---|---|
| Emails an Ihren Adressen annehmen und Absender prüfen | Die Produktoberfläche für Ihre Nutzer bereitstellen |
| Blacklist, Whitelist, Spam und Mailauthentifizierung anwenden | Inhalte fachlich bewerten und verwenden |
| MIME-Original, Header und Anhänge revisionsfähig ablegen | Dokumente oder Daten weiterverarbeiten |
| An Ihren Endpunkt zustellen, inklusive Wiederholung | Den anschließenden Geschäftsvorgang steuern |
| Status, Fehler und Volumenalarme sichtbar machen | Rückmeldungen an Ihre Nutzer auslösen |
CatchMail verbindet keine bestehenden Postfächer Ihrer Nutzer; dafür gibt es MailTacle. Ob eine E-Mail inhaltlich eine Rechnung enthält, entscheidet der E-Mail Classifier. Einzelne Felder aus Dokumenten liest Extronaut aus. Alle drei lassen sich hinter CatchMail schalten.
Häufige Fragen zu CatchMail
CatchMail empfängt Emails an Ihren Eingangsadressen, prüft Signaturen und filtert nach Regeln. Der Dienst legt Originale und Anhänge revisionsfähig ab und liefert sie mit definierten Wiederholungen an Ihren Endpunkt. Ihr Betriebsteam erhält eine Statusübersicht und Alarmierungen.
Nein. CatchMail verarbeitet Emails, die an Ihre Eingangsadressen gesendet werden. Für den Zugriff auf bestehende Postfächer Ihrer Nutzer gibt es MailTacle.
An jeden erreichbaren HTTPS-Endpunkt, der POST-Anfragen annimmt. Die Ziel-URL ist frei konfigurierbar. Der eigentliche Integrationsschritt besteht darin, Nutzlast, Absicherung und Statusrückmeldung auf Ihr System abzustimmen.
Standardmäßig sind zwölf Zustellversuche im Abstand von zehn Sekunden vorgesehen. Den Umgang mit einzelnen Antwortcodes legen wir je Anbindung fest. Sie sehen den Status jeder Nachricht und können fehlgeschlagene Zustellungen einzeln oder gesammelt erneut starten. Die Nachricht bleibt dabei erhalten.
Standardmäßig wird eine Nachricht nach 45 Tagen archiviert und kann von dort zurückgeholt werden. Die EML-Datei im Objektspeicher wird nach 90 Tagen gelöscht, der Datensatz nach 365 Tagen physisch entfernt. Wir können kürzere oder längere Fristen vereinbaren.
CatchMail läuft seit September 2025 produktiv und versorgt inzwischen zwei Systeme. Zum Betrieb gehören wöchentliche Releases, tägliche automatisierte End-to-End-Tests, Container-Scans im Build sowie Überwachung und Alarmierung. Der Kundenrollout des ersten Systems erfolgte kontrolliert in Wellen zu je 50 Konten. Externe Kunden hat der Baustein bislang nicht. Sie wären der erste externe Kunde.
Planen wir den E-Mail-Eingang für Ihr Produkt
Im ersten Gespräch klären wir Ihre Eingangsadressen, die benötigten Regeln, den Zustellendpunkt und die Fehlerübersicht für Ihr Betriebsteam. Damit haben Sie die Grundlage, die Integration mit einer Eigenentwicklung zu vergleichen.